O controle de inventário é essencial para que sua empresa gerencie com eficiência seu estoque. Além disso, evite problemas logísticos e operacionais. E por isso esse é o assunto de hoje do Fala Mart.
Quando uma empresa não tem um controle de inventário adequado, pode ocorrer falta de produtos. Essa falha pode levar à perda de vendas e, consequentemente, de receita.
Além disso, a falta de produtos pode prejudicar a imagem que os consumidores têm da empresa. O controle de inventário também ajuda a evitar o excesso de estoque.
Afinal, pode elevar os custos necessários com armazenamento e depreciar produtos que ficam parados por muito tempo. Logo, o excesso de estoque pode gerar prejuízos financeiros, caso haja uma desvalorização dos produtos ou sua validade expire.
Por outro lado, ao fazer controle de inventário, a empresa melhora o fluxo de caixa. Com essa gestão, tem-se uma visão mais clara dos produtos em estoque e dos que precisam ser adquiridos.
Desse modo, o controle de inventário permite que você realmente saiba o que está em falta e a demanda existente. Com isso, a empresa pode se planejar melhor para as compras.
Logo, o processo é importante para o controle de custos do seu negócio. Tendo informações precisas, você consegue evitar desperdícios e gastos desnecessários.
O que é controle de inventário?
O controle de inventário é o processo de gerenciamento e monitoramento de todos os bens e materiais da empresa. Tudo mesmo.
Desde um alfinete até o veículo usado em entregas, por exemplo. Se está no nome do seu negócio, precisa ser inventariado.
Inventariar envolve a identificação, contagem, registro e acompanhamento. Um processo que é feito no patrimônio, nos estoques de produtos, matérias-primas e suprimentos utilizados na produção ou venda.
Qual a importância do controle de inventário?
O controle de inventário é extremamente importante para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa que mantenha estoques. Aqui estão algumas razões pelas quais ele é essencial:
1. Gerenciamento eficiente de estoque: auxilia a empresa a manter a quantidade certa de produtos para atender os clientes. Isso ajuda a minimizar a quantidade de estoque inativo ou excessivo. Como dissemos acima, esse cenário pode levar a despesas desnecessárias e uso ineficiente de recursos.
2. Previsão de demanda: um sistema eficiente de inventário auxilia a prever a demanda futura. Vale para o estoque e para os bens utilizados na prestação de serviço. Um carro, por exemplo, precisa de manutenções regulares e, assim, você sabe que em tal período será necessário investir. O mesmo vale para o estoque, cuja falta ou excesso impacta nas vendas e credibilidade do estabelecimento.
3. Redução de custos: quem não planeja joga dinheiro fora. Isso se aplica na vida das pessoas e das empresas. Se você necessitar do material de papelaria de última hora, tende a pagar mais caro. Por isso o controle de inventário ajuda a evitar o uso ineficiente de recursos. Também ajuda a evitar a obsolescência dos produtos.
4. Precisão financeira: o controle de inventário é fundamental para garantir a precisão dos registros financeiros da empresa. Assim, os registros contábeis ficam em dia e você evita dor de cabeça futura.
5. Tomada de decisão antecipada: o controle de informações de inventário ajuda a identificar tendências de vendas. Desse modo, você pode determinar quais produtos são mais populares e encontrar oportunidades para melhorar a eficiência operacional.
Tipos de controle de inventários que existem
Existem vários tipos de controle de inventário. Cada um é adequado a diferentes necessidades e objetivos da empresa. Os principais são: periódico, permanente, ABC, JIT e Fifo/Lifo. Calma que, a seguir, vamos entender melhor um por um. Vamos juntos.
1. Periódico
É o método mais simples de controle de inventário. Nele, a contagem física dos itens é realizada em intervalos regulares, geralmente mensalmente ou trimestralmente. Este método é adequado para caso sua empresa tenha baixo volume de vendas e itens limitados no estoque, por exemplo.
2. Permanente
Trata-se do registro contínuo de todas as transações de estoque em um sistema de gerenciamento. A quantidade de estoque e bens é atualizada em tempo real e automaticamente em um sistema de inventário. Esse é o método adequado para a empresa que tem grande volume de vendas e itens em estoque.
3. Controle de Inventário ABC
Por esse método, você vai categorizar os itens da empresa de acordo com sua importância. A classificação é feita em três categorias: A, B e C, sendo os itens A os mais importantes. A ideia é que a maior atenção seja dada aos itens mais importantes, enquanto os menos importantes requerem menos atenção.
4. Controle de Inventário JIT
A sigla vem do termo em inglês Just-in-Time. Nesse método, o controle inventário envolve o recebimento de produtos no exato momento em que são atendidos. O objetivo é minimizar os custos de estoque e maximizar a eficiência operacional.
5. Fifo/Lifo
Fifo vem de “First In, First Out” e Lifo significa “Last In, First Out”. Esses são métodos de controle de inventário que determinam como os custos dos produtos são registrados. São formas diferentes de tratamento do assunto e têm impacto no resultado financeiro e na apuração do imposto de renda.
O método Fifo prioriza os itens mais antigos do estoque na venda. Assim, os itens mais recentes permanecem no estoque. Nesse método, os custos são calculados com base no preço de compra dos itens mais antigos do estoque. Ele é mais usado com produtos perecíveis ou com obsolescência rápida.
Já o método Lifo vende primeiro os itens mais recentes do estoque, de forma que os antigos permanecem no estoque. Logo, os custos são calculados com base no preço de compra dos itens mais recentes do estoque. Desse modo, ele é utilizado com produtos que não se tornam obsoletos com facilidade.
Geralmente, o método Lifo resulta em um custo mais alto dos produtos vendidos. Isso reduz o lucro líquido e, consequentemente, o valor do imposto de renda a ser pago pela empresa.
Já o método Fifo, o custo dos produtos vendidos é mais barato. Então, aumenta-se o lucro líquido e, consequentemente, o valor do imposto de renda a ser pago pela empresa.
Por fim, a escolha de um tipo de estoque dependerá das necessidades específicas da empresa. Nessa conta, você deve avaliar o tamanho dos itens, volume de vendas e complexidade das transações de estoque.
Como fazer um controle de inventário?
Para fazer um controle de inventário eficiente, é importante seguir algumas etapas básicas. Então, aqui estão algumas sugestões de como fazer um controle de inventário:
1. Primeiramente, organize o estoque físico e separe os produtos em categorias ou áreas. Certifique-se de que todos os itens estejam bem identificados e rotulados. Mesmo mobiliário e equipamentos de uso da empresa precisam ter um código de identificação. Então, desenvolva o modo mais prático para sua empresa, com nome do produto, código de barras ou outro identificador exclusivo.
2. Em seguida, escolha um método de controle de inventário adequado às necessidades da sua empresa. Isso pode incluir o controle de inventário periódico, permanente, ABC, Fifo e Lifo, entre outros.
3. Considere o uso de um software de gerenciamento. Dessa maneira, você vai automatizar o processo de controle de inventário.
4. Mas atenção: independentemente do método escolhido, faça contagens regulares do inventário. Isso ajuda a garantir a precisão dos registros e a identificar quaisquer discrepâncias.
5. Registre todas as transações, como compras, vendas, devoluções e transferências. Essa é outra dica para manter um registro preciso do estoque e a identificar quaisquer discrepâncias ou problemas.
6. Por fim, analise regularmente os dados do controle de inventário para identificar tendências, oportunidades de melhoria e possíveis problemas. Use essas informações para tomar decisões sobre a gestão da sua empresa.
Passo a passo para fazer o controle de inventário
Sentimos que você precisa de uma ajuda extra para fazer o controle de inventário. Então preparemos um passo a passo que vai ajudá-lo a se organizar melhor. Apesar de parecer trabalhoso no início, a rotina vai tornar o processo bem simples.
Para começar, crie uma lista de todos os itens da sua loja. Não deixe de fora um único grampo. Nessa lista é preciso ter tudo o que envolve empresa, desde a parte administrativa até a de venda. Esse trabalho pode ser feito manualmente em um caderno ou planilha ou através de um software de gerenciamento.
A seguir, determine as informações que você deseja registrar sobre cada item. Recomendamos que, conforme o setor, você anote nome do produto, número de série, código de barras. Anote ainda quantidade, valor unitário, dados de aquisição e de validade.
Feito o registro, escolha um método de controle de inventário. Ele deve ser adequado às necessidades de sua empresa.
Finalmente, estabeleça o período de contagens físicas (se mensal, trimestral ou anual). Além do mais, garanta que todas as informações e transações sejam atualizadas regularmente e com precisão. Faça ajustes se julgar necessário.
Ficou bem mais fácil, não é mesmo? Esperamos que essas dicas o ajudem a colocar o controle de inventário na rotina da empresa. Vale a pena!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.
