O controle de qualidade é provavelmente o indicador mais importante a ser seguido quando mencionamos a gestão de farmácias. Controlar a qualidade dos medicamentos e não medicamentos significa garantir que eles estejam seguros, bem alocados, na temperatura ideal e de acordo com a legislação.
Quando o controle de qualidade não está em dia, a farmácia tem muito a perder, de credibilidade ao prejuízo financeiro. Qualquer problema que surja da ineficiência dessa atividade pode acabar resultando em clientes insatisfeitos e inseguros com a marca.
Produtos vencidos, com defeito e sem a devida etiquetagem podem gerar uma dor de cabeça das grandes ao lojista.Farmácia trabalha com saúde, prevenção e segurança.
Outra condição diferente disso impacta negativamente na venda e na experiência de compra. Hoje vamos conversar sobre como realizar e manter corretamente o controle de qualidade em farmácias.
O que é o controle de qualidade nas farmácias?
Aplicar gestão de qualidade já é comum principalmente no varejo alimentar. As empresas costumam analisar desde o armazenamento do produto no estoque à exposição nas prateleiras. É a saúde do consumidor que está em questão.
Em farmácias, a prática é ainda mais essencial não só para produtos de uso oral, como também de uso tópico.
Imagine o seu cliente comprando uma loção hidratante onde a embalagem estava danificada e ele só percebe quando vai usá-la, em casa. Na melhor das hipóteses, o constrangimento dele pode inibi-lo de reclamar ou devolver o produto.
Em contrapartida, ele não vai querer voltar mais à loja e nem recomendá-la a outras pessoas. Ou ainda poderá ir atrás das autoridades competentes para fazer valer os seus direitos de consumidor.
De todas as formas o seu negócio sairia perdendo, entende? É por isso que o controle de qualidade deve funcionar com eficiência. Ele vai garantir a boa manutenção dos produtos vendidos para evitar a insatisfação dos clientes e futuros problemas legais, incluindo fiscalização.
Importância do controle de qualidade nas farmácias
Adotar o controle de qualidade na sua farmácia vai garantir a autenticidade dos produtos que você vende. Além disso, vai comprovar ao cliente que você toma os devidos cuidados com o mix, segue à risca as leis vigentes e se preocupa com a saúde e o bem-estar dele.
É de responsabilidade do lojista manter a qualidade dos produtos vendidos, verificando o registro e selo junto aos órgãos fiscalizadores. E dessa forma orientar os consumidores.
No caso de medicamentos que sejam isentos de prescrição, também faz parte da gestão de qualidade prestar as devidas informações quanto a eventuais efeitos colaterais e recomendações.
Atitudes como essas não apenas asseguram a credibilidade da sua marca como fidelizam os seus consumidores, porque eles confiarão na farmácia para adquirir itens de qualidade.
Por que a sua farmácia precisa do controle de qualidade?
O controle de qualidade também ajuda você a prevenir perdas e minimizar os prejuízos do seu negócio com os produtos perecíveis e aqueles em condição irregular que possam ser apreendidos durante alguma fiscalização.
Mas isso vai além da atenção a documentos exigidos e condicionamento de produtos com prazo de validade. É necessário ainda gerenciar os processos internos para garantia da qualidade.
A escolha do fornecedor dos produtos também é um exemplo de controle de qualidade. A confiança que você tem em adquirir os produtos deve ser a mesma para repassá-los ao consumidor final.
6 dicas simples para manter o controle de qualidade na sua farmácia
Você já compreendeu a importância de manter o controle de qualidade na sua farmácia. Agora, vamos falar sobre outros pontos que valem ser observados para realizar esse controle de qualidade.
Nada de embalagens amassadas e extremo cuidado na hora de expor os itens e para não deixar vencer os produtos, viu? Separamos seis dicas para te auxiliar nessa rotina de qualidade. Confira:
1. Inspeção cotidiana
Crie o hábito de fazer inspeções diárias ou semanais no seu estoque e nas categorias de maior visibilidade, além das mais perecíveis. Quando você mantém um estoque organizado, é mais fácil evitar perdas e minimizar erros no processo de venda.
A sua equipe deve ser treinada para tornar essa fiscalização interna rotineira e comunicar qualquer discordância. No caso de embalagens danificadas e produtos violados, a retirada da prateleira deve ser imediata.
Sem falar na atenção redobrada com os prazos de validade. Os produtos próximos do vencimento podem ser colocados em oferta para a rápida venda ou ser renegociados diretamente com os fornecedores ou fabricantes.
2. Fornecedores qualificados
O controle de qualidade esbarra no relacionamento com os fornecedores. Como assim? Vamos explicar.
Para que a gestão da qualidade na sua farmácia seja eficiente, ela precisa cumprir todas as etapas. A primeira delas é justamente a entrada das mercadorias na loja, no pós-venda com os fornecedores.
Qualquer erro neste momento pode comprometer todo o processo de qualidade da farmácia. Ao ser detectado, ele deve ser reparado imediatamente junto ao fornecedor para a reposição do produto que esteja em desconformidade.
É a reputação da sua loja em jogo. Por isso, é muito importante que você estreite os laços com os seus fornecedores para conseguir minimizar os prejuízos e garantir segurança e qualidade dos produtos ao consumidor.
Eles precisam honrar com os prazos de entrega, trocas e devoluções. Também precisam garantir o ótimo estado de conservação e idoneidade do mix vendido. Confiança nos seus fornecedores é a base para que todo o processo de controle de qualidade funcione.
3. Identificação dos produtos
Nas farmácias, os cuidados devem ser ainda mais precisos quanto à identificação dos produtos vendidos. Mesmo quando falamos em não medicamentos ou medicamentos isentos de prescrição médica.
É recomendável que você faça a correta identificação toda vez que um novo produto chegar na loja. Os medicamentos e matérias-primas, especialmente, demandam cuidados mais complexos de conservação e precisam estar devidamente etiquetados.
Nessa identificação deve constar informações como o número do lote do produto, data de fabricação, entrega e validade do item, matéria-prima e até o nome do fornecedor e da empresa que transportou o produto.
4. Otimização dos processos internos
Como você já viu por aqui, melhorar os processos internos da loja vai ditar os resultados do controle de qualidade. Desde o abastecimento da loja à venda, a equipe precisa estar alinhada para inspecionar o mix e prestar todas as informações ao cliente.
Para garantir a melhoria desses processos, você pode usar o chamado POP (procedimento operacional padrão). Esse documento te ajuda a ter padronização e excelência dos processos, porque vai orientar as atividades dos colaboradores de controle de qualidade.
As fichas técnicas também são outra forma de melhorar os processos no varejo porque acompanham se os produtos vendidos estão dentro dos padrões de qualidade. Por meio delas, o lojista faz um checklist dos aspectos dos produtos e pode reduzir a taxa de devolução.
5. Controle de qualidade terceirizado
Terceirizar o controle de qualidade na sua loja pode ser prático e vantajoso. Há empresas que se atualizam constantemente sobre as legislações e dispositivos normativos vigentes.
Essas empresas são capazes de fazer uma inspeção ainda mais minuciosa para que não haja falhas decorrentes do controle de qualidade.
A prestadora de serviço também fica responsável por responder questionamentos e apresentar a documentação exigida durante uma fiscalização sanitária, por exemplo.
6. Tecnologia a favor
No controle de qualidade nas farmácias, a tecnologia é uma ótima parceira. Algumas ferramentas, como aplicativos no celular ou softwares, também otimizam o trabalho de inspeção.
A partir dessas ferramentas, você consegue monitorar com maior praticidade e agilidade a padronização dos processos, fazer a gestão de perdas e estoque, a precificação e tantos outros recursos conforme a necessidade do seu varejo.
Planilhas eletrônicas também são eficientes para o trabalho e com baixo custo para você. Pode ser um bom primeiro passo para implementar a rotina de controle de qualidade no seu negócio.
Satisfação do cliente em 1º lugar!
Quando você mantém um bom controle de qualidade, não está apenas se livrando de algum tipo de dor de cabeça. Essa gestão tem um objetivo ainda mais importante: a satisfação do consumidor.
Controlar a qualidade dos seus produtos favorece a performance da farmácia e, em consequência, agrada o cliente que vai passar a comprar da sua marca com maior segurança e confiança.
No blog de hoje você aprendeu a importância disso e como manter o controle de qualidade na sua loja. Agora é hora de colocar em prática as nossas dicas e garantir a satisfação do cliente.
No pós-venda, mantenha o relacionamento com o consumidor para que eles avaliem como foi o produto ou a experiência com o serviço prestado pela farmácia.
Os feedbacks também são importantes para atestar a eficácia do controle de qualidade do negócio.
Já que estamos falando sobre farmácias, dê uma lida no nosso texto sobre o que está em alta no mercado de beleza para este ano. As dicas também são aplicáveis na sua loja.
Até a próxima!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.
