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Como ter controle financeiro na empresa e gastar menos?

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Ter uma boa organização empresarial é fundamental para administrar um negócio com segurança e ainda conseguir criar diferenciais no mercado. Isso depende do controle financeiro, algo que permite uma melhor saúde financeira para a sua loja, além de viabilizar projeções mais realistas e oferecer vantagens para atrair clientes, seja nos preços, seja nas promoções.

Por isso, nesse artigo vamos falar um pouco sobre como evitar erros comuns e aperfeiçoar suas ações fazendo o controle financeiro adequado. Ficou interessado? Então confira!

Pessoa fazendo o controle financeiro da empresa no papel

Causas e sintomas de uma má gestão

É no controle financeiro que você garante a qualidade da sua gestão. Ponto final. Quando ele não acontece, você pode acabar sem recursos para lidar com questões que envolvem desde os seus fornecedores até o cliente final. Isso ninguém quer, não é?

Por isso, ter o hábito de ficar de olho em toda movimentação do negócio – ou pelo menos registrar todas –  é fundamental. É tão importante, na verdade, que nada deveria ser vendido sem que a saída do estoque e a entrada de dinheiro fossem registradas. 

Pense em um dono de mercadinho que deixa pra lá a questão do orçamento anual e de qualquer planejamento. Ele acha que pode gastar o quanto quiser, e vai tirando do caixa porque pra ele sempre vai estar tudo ótimo: não existem metas nem limites estabelecidos.

Ele não sabe o quanto é um bom faturamento, e portanto só vai descobrir que não foi bem no ano na pior hora possível: quando o dinheiro acabar. Sem saber como funciona a rotina das entradas e saídas, não dá pra se preparar. Como resultado, falta dinheiro na hora de pagar colaboradores e fornecedores.

Sem controle financeiro também não dá pra pensar em reformas e ou planejar para melhorias futuras, como investimentos em novos mixes de produto, novos equipamentos, etc.

Situações assim são comuns. Se você está passando por isso, não precisa ficar apreensivo e nem sofrer demais. É só continuar na leitura que a gente vai explicar como sair dessa situação o mais rápido possível. Bora?

Homem pensando no controle financeiro em frente a quadro transparente

Como resolver o problema

Acompanhar seu dinheiro e ter controle financeiro não é difícil, só dá um pouco de trabalho. Além dos já citados orçamento anual e fluxo de caixa, é preciso também manter atenção constante em questões como o capital de giro, o controle bancário e as contas futuras.

Parece complicado, né? Mas hoje qualquer micro e pequeno empresário pode contar com ferramentas gratuitas e fáceis de usar que podem ser muito úteis. Você pode começar trabalhando com a boa e velha planilha de Excel, por exemplo, ou aplicativos gratuitos de controle financeiro.

Os recursos tecnológicos, no geral, conseguem facilitar a vida do gestor, economizando tempo e simplificando processos. Nesse aspecto, é preciso considerar as soluções de acordo com as possibilidades de cada empresa. Supermercados, por exemplo, que já possuem uma estrutura grande, podem contar com sistemas de gestão, conhecidos como ERPs, mas numa escala reduzida é possível fazer o mesmo com o sistema bem básico que vamos te apresentar.

Equipe unindo peças para o controle financeiro da empresa

Plano básico de controle financeiro

Considerando a realidade do pequeno empresário, é preciso pensar em um controle financeiro mais simples, que não envolva programas caros demais e que possa ser feito de um jeito mais dinâmico.

Vamos considerar aqui que você só tenha acesso ao Excel, por exemplo. Ainda assim, é possível se programar para controlar os processos e fazer uma gestão fácil de administrar que viabilize a tomada de decisões qualificada. Basta seguir três passos:

Passo 1: Controle de caixa

A ideia com o controle de caixa é conferir se existem erros de registro ou então desvios de recursos da empresa.

Crie uma tabela com colunas referentes a dia, histórico, entradas, saídas e saldo. A cada dia, preencha essa planilha com os valores presentes no caixa, estabelecendo uma rotina para acompanhar sua movimentação.

Conte tudo o que entra e o que sai da loja.  Faça igual o supermercado: quando as compras passarem no caixa, anote o código de cada uma delas em “saída”. Quando você receber por eles, coloque o dinheiro em “entrada”.

A parte de saldo é a soma de todos os produtos que saíram com todo o dinheiro que entrou. Então, todo final de dia você consegue saber o quanto ganhou, e todo final de mês consegue saber como foi o faturamento e o que você vai precisar comprar. Simples!

Passo 2: Controle bancário

Já o controle bancário permitirá a você acompanhar a movimentação referente a depósitos e créditos da empresa, além do registro de pagamentos e débitos em conta. Com ele, você pode confrontar os registros empresariais com os lançamentos realizados pelo banco e também conferir suas informações bancárias.

Para fazê-lo, crie uma planilha com colunas referentes a data, histórico, crédito, débito e saldo, e vá preenchendo as informações diariamente.

Esse controle é mais voltado para o que você compra, recebe e paga, algo fundamental quando você aceita várias formas de pagamento, como os cartões de crédito ou débito e o bom e velho fiado.

Passo 3: Contas futuras

Você também pode criar tabelas para fazer o controle financeiro das contas a pagar e a receber, por exemplo, usando o mesmo mecanismo. Isso ajuda a se programar para as entradas e saídas futuras no caso de compras e vendas parceladas e dá maior organização para a sua empresa.

Ter o controle financeiro da sua empresa não precisa ser um bicho de sete cabeças. Mesmo sem muitos recursos, basta se organizar e fazer o possível para manter os dados sempre atualizados. Isso permitirá a você evitar despesas desnecessárias e ainda progredir profissionalmente.

Agora que sabe sobre controle financeiro, confira também o que é necessário saber para ter estratégias de vendas que funcionam de verdade para o seu negócio. Vamos?