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funcionário genrenciando estoque

Saiba TUDO o que pode dar errado no seu estoque

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O estoque é uma parte geralmente silenciosa da sua loja. Não no sentido literal, de silêncio no ambiente, mas esse é o setor em que os problemas demoram mais a serem percebidos. Quando as coisas dão errado no salão, você normalmente fica sabendo na hora. Se um preço está errado, em pouco tempo você vai descobrir, assim como quando uma gôndola apresenta ruptura, etc.

No estoque a situação é diferente. As coisas começam a dar errado e você nem vê, ou se vê acaba deixando pra depois, já que não afeta o cliente de maneira direta. Isso é normal, não é você que está fazendo algo muito errado ou algo assim. Pequenos negócios tendem a cuidar do estoque de um jeito mais informal.

Tudo bem, você pode até trabalhar assim sem muitos problemas, mas eles eventualmente surgem. E o maior problema que o estoque mal gerido causa, infelizmente, é um descontrole nas suas vendas e situações embaraçosas.

O Fala Mart está aqui hoje pra evitar que esses problemas surjam. Vamos saber mais sobre a sua gestão de estoque? Esse artigo vai se dividir em vários, criando uma série especial sobre o assunto, então fique de olho nos próximos dias. Vamos começar com os maiores problemas de controle de estoque!

funcionário genrenciando estoque

Produto consta no estoque mas não está lá

Esse é um problema que todo mundo que trabalha com algum tipo de gestão de estoque enfrenta ou vai enfrentar pelo menos uma vez na vida.

O cliente chega procurando aquele produto que até agora não encontrou em nenhuma outra loja. Ele está começando a perder as esperanças, mas seu negócio parece ter o produto, seja pelas mercadorias relacionadas na vitrine ou até mesmo pelo trabalho de marketing que você vem fazendo nas redes sociais.

Ele pergunta para o vendedor, que depois de uma breve olhada no sistema percebe que sim, o produto está em estoque! O cliente fica todo animado, liga até pra mãe e conta que finalmente achou o presente de Natal da tia, mas logo leva um banho de água fria: o produto consta no estoque, mas não está na loja.

funcionária gerenciando estoque

Como evitar esse erro de estoque?

Esse é um dos problemas de estoque que estão diretamente relacionados com a atuação humana. Não é que o produto tenha sumido, o que aconteceu provavelmente foi um lançamento errado por parte dos operadores de caixa ou pelos próprios estoquistas.

Evitar essa situação é um dos trabalhos mais difíceis de fazer, porque ela é basicamente um acidente. O melhor a se fazer é sempre orientar a equipe para que o trabalho de passar os produtos no caixa e o recebimento de mercadorias seja feito com o máximo de cuidado e segurança possível.

Frize que esse trabalho é fundamental para a saúde do estoque e determine posições de supervisão nessas duas áreas para sempre fiscalizar o que está sendo feito. Assim, os erros são minimizados e essa situação vai lentamente deixando de acontecer.

Perda da lista de estoque

Esse é outro ponto do estoque que pouca gente realmente para pra pensar, e acontece com mais frequência com quem lida com planilhas em papel.

É aquela velha pranchetinha toda rabiscada, sabe? Pouca gente imagina, mas a relação de todos os seus produtos está nela. Me diz uma coisa: como você sabe que ela não vai sumir amanhã? Você não sabe e nem tem como saber. Pode ser que ela caia em um canto muito escondido e você só encontre meses depois. Pode ser que chova e você perca todas as suas anotações, ou seja, perca o seu estoque.

E isso vai te dar um trabalhão. Como saber o que contar se você não sabe nem como está o seu estoque?

estoque sendo gerenciado por tecnologias

Como evitar que a lista de estoque suma?

É muito simples: não faça a lista de estoque no papel, mas sim numa planilha no seu computador, aquelas do Excel mesmo.

Com pelo menos a quantidade de produtos mês a mês anotada em uma planilha, você só vai ter problema se o computador parar de funcionar. E se você quer mesmo é ainda mais segurança, pode optar por algum serviço de armazenamento na nuvem, como o Google Drive.

É muito simples criar uma planilha. É só anotar o produto, sua quantidade e pronto. O melhor mesmo, pra te falar a verdade, é gastar um pouco mais de tempo e montar um sistema que funcione para a loja inteira. Você também pode contratar alguma empresa para fazer esse serviço, que hoje em dia é simplesmente fundamental para qualquer negócio.

Operar sem essa informatização é uma escolha antiquada demais para o mundo rápido e preciso que vivemos, e vai te colocar em desvantagem com o seu concorrente.

Estoque negativo

O estoque negativo acontece quando você já tem um sistema de estoque integrado com o seu caixa. Ele é visto justamente como o seu próprio nome já diz: um produto consta em estoque mas em quantidade negativa.

Com isso, fica difícil saber se você realmente tem esse produto ou não, já que se o 0 significa falta, ele foi passado no caixa quando o sistema apontava que nem nas dependências da loja ele estava. Então a pergunta que fica é só uma: acabou mesmo ou ainda tem algum?

E aí dá-lhe retrabalho para contar tudo de novo e lançar no sistema, sem contar com o transtorno que é ficar indo no estoque pra ter certeza que você tem mesmo o produto toda vez que um cliente pergunta.

E ainda tem um outro problema sério: a questão legal da coisa. Se você perceber o número negativo e declarar que não vendeu os produtos, pode ser que você o tenha vendido mesmo e só imaginou que não por conta do índice. Se esse faturamento não for declarado como venda específica no seu sistema, você está vulnerável a uma acusação de sonegação.

funcionários organizando estoque

Como garantir que o estoque negativo não aconteça?

O estoque negativo também é, na maioria das vezes, um problema de lançamento do sistema. Não por parte do caixa, mas sim por quem conta os produtos e os lança no sistema.

A gestão do estoque, então, é a responsável por minimizar ou erradicar esses erros. E não é muito difícil. Quem recebe as mercadorias? Se for o próprio estoquista, ele precisa de supervisão na conferência e lançamento. Se for um carregador que recebe e confere, o estoquista deve conferir mais uma vez durante o lançamento.

Evitar problemas no estoque não tem muito segredo. É só você acompanhar de perto suas operações e garantir que nada está sendo feito fora da padronização que você estabeleceu.

Nosso espaço já está ficando curto nesse artigo, então vamos levar a conversa para o próximo, sobre a própria gestão de estoque!

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