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Pessoa guardando notas de dinheiro no caixa

Como fazer fechamento de caixa?

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Uma das habilidades mais importantes que todos que trabalham no comércio devem dominar é como fazer fechamento de caixa, uma atividade que faz parte da rotina diária de qualquer negócio e é fundamental para o controle do faturamento.

 

A automação comercial certamente facilita bastante o trabalho nessa área, mas isso não diminui a importância da capacitação dos colaboradores para que o serviço seja feito sempre com agilidade e segurança.

Acompanhe nosso passo a passo e veja como fazer fechamento de caixa de maneira eficiente e segura!

Homem de boné no caixa do supermercado atendendo um homem e uma mulher

Quando fazer o fechamento de caixa?

Uma das regras mais importantes quando se aprende como fazer fechamento de caixa diz respeito ao momento ideal de executar esse procedimento.

Para ganhar tempo, alguns estabelecimentos têm o costume de iniciar o fechamento enquanto os últimos clientes ainda estão na loja, deixando apenas um caixa aberto até o fim do expediente. Mas essa economia pode custar caro!

Além do risco para a segurança que é manipular dinheiro com as portas abertas e pessoas que não são da equipe circulando pelo local, revelar aos clientes esse lado mais operacional da empresa passa uma imagem de informalidade e desleixo que pode prejudicar a impressão das pessoas sobre o estabelecimento.

Por esses motivos, a regra a clara: o caixa só deve ser fechado quando todos os clientes já tiverem ido embora.

Como fazer fechamento de caixa?

Pessoa fazendo fechamento do caixa com lápis, planilha e calculadora

O primeiro passo para quem deseja aprender como fazer fechamento de caixa é dominar a organização na hora de fazer a conferência do dinheiro. Registre não só os valores, mas também a quantidade de cada nota e não se esqueça de contabilizar os comprovantes de pagamento do cartão.

Em um sistema automatizado, não é necessário anotar manualmente as sangrias e entradas no caixa, pois todas as movimentações irão aparecer no relatório final. Mas para garantir que não haja divergência entre os números, é preciso que todas as entradas e saídas sejam metodicamente registradas no sistema, por menores que sejam os valores.

Cada terminal de caixa deve emitir seu relatório e a soma de todos é o valor total do dia. Esse é o momento de checar se as receitas e as despesas estão de acordo com os números registrados e batem com o saldo final após a somatória. Algumas variações para cima ou para baixo são comuns, mas não podem ultrapassar os cinco reais.

É importante que pelo menos um gestor da área também saiba como fazer fechamento de caixa, já que o processo deve ser supervisionado por alguém que conheça bem os trâmites e seja capaz de resolver dúvidas, identificar falhas e corrigir erros.

Qual a melhor forma de guardar o dinheiro do caixa?

Pessoa guardando notas de dinheiro no caixa

Como fazer fechamento de caixa envolve mais passos do que a maioria das pessoas imagina quando assume essa função, alguns detalhes fundamentais podem passar despercebidos. A forma de guardar o dinheiro, por exemplo, deve seguir um protocolo que ajude a prevenir perdas e furtos.

O ideal é ter sempre um saco ou envelope firme que possa ser lacrado para armazenar os rendimentos ao final do dia e repassar para o departamento financeiro. Junto das notas e comprovantes deve vir o relatório emitido pelos caixas e a Redução Z.

Essa padronização garante também maior precisão na hora de realizar a contabilidade, diminuindo os riscos de chegar ao final do mês com números que não batem, ganhos não comprovados ou outro problema do tipo.

Qual a importância da Redução Z?

Quem sabe como fazer fechamento de caixa a partir de sistemas automatizados certamente está familiarizado com o conceito de Redução Z. Esse documento mostra todas as transações da loja e faz parte do sistema da impressora de cupom fiscal, sem estar necessariamente vinculado com o software de caixa adotado pela empresa.

A Redução Z é um comprovante que encerra as atividades no caixa, impedindo que mais vendas sejam registradas naquele dia. Fica a cargo do setor financeiro a função de arquivar esses documentos, que depois devem ser enviados ao fisco para a conferência dos impostos que devem ser pagos pela empresa.

Emitida a Redução Z, o caixa está oficialmente fechado! Pode dar um pouco mais de trabalho do que você pensava a respeito de como fazer fechamento de caixa, mas é essa série de procedimentos que ajude a proteger sua empresa de prejuízos e problemas contábeis.

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