Se garantir o lucro é a meta de toda empresa, saber como fazer fluxo de caixa é o seu principal aliado. Isso porque os bons resultados financeiros são ligados ao controle de entradas e saídas.
O conceito é simples, mas nem sempre sua execução é fácil. Sabemos bem, amigo lojista, como a rotina de um empreendimento pode tornar tudo mais complexo do que parece.
Afinal, mesmo com lucro na empresa, seu fluxo de caixa pode estar negativo. Como assim, Fala Mart? Vamos te explicar.
Imagine que você resolveu ampliar a loja com todo o lucro que teve no último mês. Sabendo que a empresa tem um padrão de lucro mensal, você conta que o valor será rapidamente reposto. Muito melhor do que pegar um empréstimo, certo?
Acontece que imprevistos podem surgir e sua loja precisou passar por um reparo de última hora. Todavia, não há mais dinheiro em caixa para isso, pois a empresa depende das vendas do mês seguinte.
Nesse momento, embora lucrativa, sua loja está com o fluxo de caixa negativo. Um cenário como esse, se não reequilibrado, pode trazer problemas para o negócio.
Logo, ao fazer fluxo de caixa de maneira adequada, esse risco tende a não existir mais. E por isso reunimos o conhecimento do nosso time Fala Mart para ajudá-lo nessa tarefa!
Como fazer fluxo de caixa
Para começo de conversa, é preciso ficar claro que fluxo de caixa não é apenas o nome de um processo. Fazer fluxo de caixa (ou cash flow) é lançar mão de uma ferramenta.
Essa diferenciação é importante para sairmos do campo da abstração, das ideias. No decorrer desse conteúdo, você vai perceber que fazer fluxo de caixa é adotar ações bem concretas.
Encarado como dispositivo, fazer fluxo de caixa corresponde a adotar recursos para acompanhar a movimentação financeira. Para seu uso, é preciso considerar tudo o que entra e sai da loja em um determinado período.
Grosso modo, fazer fluxo de caixa é saber exatamente quanto você recebe e paga. Com essa informação, é possível saber de forma detalhada como está a saúde financeira da empresa.
Se você ainda não é adepto de fazer fluxo de caixa, certamente está perdendo dinheiro. Com a ferramenta, a gestão do empreendimento é otimizada. Você sabe, por exemplo, onde cortar gastos e até como investir de melhor.
Principais erros ao fazer fluxo de caixa
Mesmo quem costuma fazer fluxo de caixa comete erros que comprometem os resultados. Por isso esse recurso é, muitas vezes, negligenciado por empreendedores e ganha fama de ser mais difícil do que é.
Quer ver alguns desses erros? Vamos elencar os sete mais comuns e você confere se vem cometendo algum. E caso seja sim, fica tranquilo que nosso papel hoje é justamente esse: te ensinar como fazer fluxo de caixa!
1. Não ter o hábito de fazer todos os lançamentos
Fazer fluxo de caixa é obrigação diária. Comprou ou saiu uma bala? O registro precisa ser feito na hora. Se essa falha acontece no checkout, como já conversamos por aqui anteriormente, sua loja tem a famosa quebra de caixa.
Agora pense no impacto quando esses lançamentos não ocorrem de forma mais ampla na loja. Nesses lançamentos estão desde custos operacionais até as vendas em si. Tudo precisa ser lançado.
2. Não conferir o fluxo de caixa
Acompanhar é tão importante como fazer fluxo de caixa. Afinal, de pouco adianta fazer os registros sem analisá-los. É essa ferramenta que dará informações sobre giro de capital, vendas sazonais e possibilidades de crescimento da empresa.
3. Não ter sistema de gestão
Sempre falamos sobre a importância de se adotar as melhores práticas ambientais, sociais e de governança (ESG) em prol da saúde da empresa. E a implementação de softwares para gestão da loja é primordial hoje em dia.
Eles diminuem os erros, agilizam o processo de registro e padronizam as anotações. Ou seja, a garantia de fazer todos os lançamentos necessários é maior.
4. Não conferir o extrato bancário regularmente
Com um sistema de gestão, é possível automatizar também essa ação. De qualquer forma, quem deixa de conferir o extrato bancário aumenta as chances de erros na checagem do fluxo de caixa.
5. Não categorizar os lançamentos
A informação do fluxo de caixa precisa ser qualificada. Portanto, busque detalhar de onde vem e para onde vai o dinheiro. Sua empresa paga funcionários, taxas, impostos, recebe desconto de fornecedor ou cashback, vende produtos e serviços. Logo, nem toda saída ou entrada é igual.
6. Registro errado de vendas e recebimentos
Uma falha muito comum envolve valores parcelados. Se você registra como entrada o valor total do produto parcelado, está cometendo um erro de fluxo de caixa. Nesse caso, só o dinheiro que efetivamente entra na empresa é que deve ser contado. Caso contrário, o controle financeiro é bagunçado. É essencial ter cuidado com os registros.
7. Não se planejar
Fazer fluxo de caixa também é ter informações para planejar o futuro da empresa. Quem não se planeja corre o risco de seguir o exemplo que citamos no início da nossa conversa. Usa recursos sem reserva adequada para evitar surpresas.
Como fazer fluxo de caixa
Viu como a falta de pequenos hábitos impactam na saúde do seu negócio? Caso tenha se identificado com algum dos erros acima, acalme-se. A seguir, está listado um passo a passo de como fazer fluxo de caixa de forma correta.
1. Organização é a chave da saúde financeira
Para ser assertivo no processo, organize as informações da loja. Insumos, estoque, serviços, investimentos em propaganda, mão de obra, treinamento, campanhas de marketing. Tudo que é despesa precisa ser contabilizado. E o que entra na empresa também. Então anote as receitas com o máximo de detalhamento.
2. Categorize as informações
Separe o que é entrada e saída, informe os setores de cada recurso. Já dissemos acima: não ter precisão ao fazer fluxo de caixa dificulta a análise eficiente da movimentação financeira.
3. Rigor nos lançamentos
Com o auxílio da tecnologia, esse passo é bastante facilitado. Mas você também pode fazer manualmente. O importante é que haja constância no lançamento de dados na planilha de despesas e receitas. O ideal é que esse controle ocorra todos os dias ao final do expediente.
4. Calcule sempre o saldo
Ao fazer fluxo de caixa, você sempre terá o saldo da empresa. Desse modo, calcule a diferença entre despesa e receita a cada lançamento. Essa é uma maneira de acompanhar a movimentação do caixa. Um hábito saudável para a segurança da empresa.
5. Analise os resultados
Pode ser uma vez por semana, a cada 15 dias ou até mensalmente. Defina um período e analise o desempenho da empresa. Assim como fazer fluxo de caixa, acompanhar o movimento de entradas e saídas deve ser um hábito.
Além disso, é preciso manter a frequência. Para a avaliação ser efetiva, é necessário sempre conferir períodos equivalentes. Por exemplo: se a análise é quinzenal, você não terá um resultado confiável se comparar com um levantamento mensal.
6. Faça planejamento
Ao fazer fluxo de caixa, desenvolva um planejamento para a empresa. Isso vai ajudar na gestão do estoque, promoção de vendas, relação com fornecedores, entre muitos outros aspectos operacionais. Portanto, esse planejamento deve ser de curto e longo prazo, com comparativos entre o planejado e o fluxo real.
7. Adote um sistema de gestão
Você utiliza tecnologia para pagar e receber de clientes, por que não automatiza a tarefa de fazer fluxo de caixa? Os sistemas de gestão geram relatórios automaticamente e protegem melhor as informações fornecidas. Além do mais, reduzem o tempo na emissão de dados e podem facilitar o cruzamento de dados em checagens.
Fazer fluxo de caixa muda a gestão da empresa
Por fim, quando você começa a fazer fluxo de caixa da forma correta, a gestão da empresa muda. Ao aplicar as técnicas apresentadas aqui, sua loja terá maior autonomia. Afinal, terá reserva de caixa e uma segurança financeira muito maior.
O que apresentamos é um método geral de como fazer fluxo de caixa. Ele pode ser aplicado para qualquer tipo de fluxo na empresa. A diferença ficará por conta das informações registradas.
E nunca é demais reforçar: quanto mais precisos forem os registros, melhor para o seu negócio. Categorize, coloque data, detalhe. No começo, pode dar trabalho, mas, a longo prazo, faz muita diferença.
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Até a próxima!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.