A saúde financeira de um negócio passa por uma boa gestão de custos. Quando o varejista é justo na precificação dos itens na loja e consegue identificar sua margem de lucro ao final de cada expediente, com certeza é porque houve gestão de custos.
Muita gente tem a ideia de que organizar as finanças do negócio é algo pontual e esporádico, mas não. É preciso cuidar dos gastos no dia a dia da empresa para evitar perdas e grandes prejuízos.
Quando a gestão de custos ocorre rotineiramente, como um processo natural da administração da empresa, fica mais fácil antecipar eventuais problemas financeiros ou evitar custos dispensáveis.
Como está a gestão de custos da sua loja? Você as acompanha de perto? Sabe como desempenhar um bom gerenciamento das finanças? A pauta da nossa conversa de hoje é essa e vamos te ajudar a entender tintim por tintim desse processo.
O que é gestão de custos?
A gestão de custos ou de despesa é o controle financeiro de todo o dinheiro que sai para os gastos gerais da empresa e também investimentos que sejam necessários para que o negócio siga funcionando a todo vapor.
Esse gerenciamento permite que o varejista consiga dar melhor direcionamento ao planejamento estratégico da loja. Por isso é tão importante estar atento aos custos do negócio para saber fazer uma boa gestão deles.
A gestão de custos calcula e controla os valores que saem impedindo, por exemplo, impactos negativos no fluxo de caixa da loja. Com ela, o lojista tem maior compreensão dos gastos com as compras e pode chegar a um preço final competitivo e atrativo para o consumidor, sem comprometer o lucro.
O gerenciamento financeiro pode ser feito com programas de computador avançados ou de forma manual mesmo. Para isso, a equipe precisa estar muito bem alinhada e ser capacitada para detalhar todos os procedimentos em planilhas organizadas.
Quais são os tipos de despesas?
Se ainda ficou muito claro o que você precisa fazer para executar a gestão de custos, vamos explicar nesse momento. Primeiro, é necessário entender que os custos são divididos em dois tipos:
- Variáveis
- Fixos
As despesas variáveis são aquelas necessárias para que você comercialize seus produtos, como os tributos sobre mercadorias e comissões de vendedores. Chamamos de variáveis porque nem sempre é possível mensurá-las com antecedência. Dependem da quantidade e do tempo.
Já os custos fixos são os gastos do dia a dia da empresa como pagamentos de água, luz, aluguel, folha e fornecedores. Sem honrar com esses custos, o lojista simplesmente inviabiliza o funcionamento do negócio a pequeno e médio prazo.
Viu como os dois tipos de despesas são indispensáveis? A separação deles na sua gestão de custos vai ser ideal para calcular mais fácil o que a sua loja tem gastado ultimamente.
Quais as vantagens da gestão de custos?
Sem ganho, sem lucro. Essa é a premissa de todo e qualquer segmento comercial. Mas no varejo muita coisa influencia na lucratividade. Uma delas, sem dúvida nenhuma, é a gestão de custos.
A gestão de custos resulta em lucros para a loja a partir do momento que ajuda a reduzir os riscos e eliminar os gastos desnecessários.
Como mencionamos mais cedo, ao analisar os custos fixos e variáveis e precificar os seus produtos, as chances de não colocar valores fora da realidade do mercado são mínimas. Isso vai garantir maior competitividade ao seu negócio.
O gerenciamento de despesas também te auxilia a entender os maiores gastos da loja e o que o seu público gosta mais de consumir. Assim você consegue concentrar mais tempo e dinheiro naquilo que têm dado mais resultado, melhorando a qualidade das vendas e a experiência do consumidor.
Agora, tenha muita atenção aos principais erros da gestão de custos para que eles não sejam replicados na sua loja:
- Falta de gestão de estoque
- De controle de caixa
- Falta de conhecimento dos custos da loja
- Falta de cálculo do preço de venda
Sem garantir eficiência nesses quatro processos, a gestão de despesa também vai falhar e comprometer as finanças do seu negócio. Então muita cautela a eles, ok?
Como fazer gestão de despesas?
Para simplificar o entendimento desse passo a passo, podemos dizer que o gerenciamento de despesa pode ser feito por meio de três etapas: detalhar o custo por produto, depois a precificação do produto e, por fim, a redução de custos.
1. Despesa por produto
Nesse primeiro momento você vai detalhar todos os gastos que teve até a mercadoria chegar na loja. Qual o valor de compra, o percentual de imposto sobre o produto e gasto com frete, se for o caso.
Esse costuma ser um dos grandes desafios para quem está começando um negócio. Nem todo mundo sabe calcular esses gastos. Nessas horas, recorrer a um controlador e contar com um setor financeiro é muito importante.
2. Precificação do produto
Depois de ter tudo na ponta do lápis, você deve embutir esses gastos antes de chegar a um valor justo, que ainda te dê margem de lucro. Alguns varejistas têm o costume de jogar o preço de determinados produtos lá nas alturas, para compensar em outras categorias durante promoções.
É uma estratégia que pode funcionar para muita gente, mas pode ser um risco para o pequeno e médio varejo. A boa gestão de custos serve para uma precificação saudável para as duas partes de uma relação de compra e venda.
3. Redução de custos
A última etapa da gestão de despesa é tão fundamental quanto às primeiras. Alguns gastos que a loja pode ter no dia a dia, podem ser facilmente eliminados se houvesse um gerenciamento eficiente nas despesas.
Negocie melhor com os fornecedores e faça orçamentos. Bons negócios podem sair na base da conversa, sem perder na qualidade do que você tem a oferecer para os clientes.
Gestão de custos x Metas
Para ter bons resultados com a sua gestão de custos, você precisa estabelecer metas e objetivos para a sua loja. Não basta ter números de entrada e saída de valores, se você não tem a intenção de melhorar a loja em algum aspecto.
Essas metas vão além de querer só obter lucros. Lucrar mais é resultado. Até chegar nele, é preciso investimento. Então essas metas podem estar relacionadas a contratar mais funcionários, ampliar o mix, reformar a loja, mudar de espaço, oferecer um novo serviço, entre outras.
Até com as nossas despesas pessoais somos assim. Quando temos um projeto em vista, a cautela com as finanças passa a ser maior pensando naquele objetivo de conquistar algo, não é mesmo? Com a empresa não pode ser diferente.
Parceiro da tecnologia
Se o processo estiver complexo demais para acompanhar do zero e manter uma rotina de gestão de custos, te aconselhamos a se aliar à tecnologia.
Investir em um software, que te ajude a acompanhar melhor esses números, pode ser muito vantajoso. Até porque, qualquer erro no preenchimento da planilha pode ser um fiasco para todo o processo de gerenciamento.
Então pesquise prestadores de serviço que ofereçam esses sistemas financeiros virtuais e peça demonstrações e relatórios antes de fechar o negócio.
Há programas que fazem até o gerenciamento de contratos de compra e cotações online. Certamente o mercado tem uma solução para você!
Com essa dica encerramos o bate-papo de hoje, que esperamos que tenha sido inspirador para que você comece a planejar sua gestão de custos agora mesmo.
Até a próxima!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.
