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Comunicação interna: menos ruídos, mais produtividade

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A comunicação interna é fundamental para garantir que o funcionamento da sua loja seja transparente e muito eficaz.

Se todos conversam entre si e as mensagens são transmitidas sem perdas, então tudo funciona bem melhor e a frase “eu não sabia o que era pra fazer” desaparece do vocabulário dos colaboradores.

A comunicação interna também cria espaços mais leves de conviver e trabalhar, fazendo do ambiente da empresa um local onde o tempo passa tranquilamente, sem estresse e – por conta disso – com maior rendimento.

Já pensou em diminuir ou até acabar de vez com aqueles probleminhas que atrapalham o bom andamento da empresa e desmotivam a equipe? Há algumas estratégias de comunicação interna que possibilitam esse resultado! Neste artigo trazemos algumas delas para você conhecer. Vamos lá?

Como você fala? Identificando a eficácia da comunicação interna

O primeiro passo para estabelecer um bom sistema de comunicação interna na loja é realizar um diagnóstico de como você de fato se comunica. Assim, fica fácil saber quais são as mudanças que você irá precisar realizar para melhorar.

Comunicação interna representada em desenho com várias pessoas e balões com ferramentas de comunicação

Entender como é feita a comunicação interna também tem outros benefícios. Fica simples entender quais são erros causados principalmente pelo processo de se comunicar, há uma melhora na produtividade quando as informações possibilitam um bom trabalho e até o atendimento ao cliente se torna mais dinâmico.

Por onde ocorre a comunicação interna?

Comece pelo básico: os meios de comunicação. Quais são eles? Como ordens são normalmente dadas, e como ter certeza de que elas foram recebidas? Qual é o canal mais usado pela sua loja? Grupo no whatsapp? E-mail? Os dois?

Essas perguntas são as iniciais para entender como você se comunica. Às vezes, os sistemas já estão em ação há tanto tempo que você nem mesmo se lembra quais são todos eles e como eles funcionam. Descubra para passar para o próximo passo!

Foco na mensagem

Além dos meios de transmissão, também é necessário entender como são elaboradas as próprias mensagens. Elas devem ser claras e proporcionar um engajamento mais eficaz entre os colaboradores, e portanto, devem ser adequadas à eles.

Você deve elaborar:

  • Mensagem adequada: não adianta nada enviar relatórios com uma linguagem que ninguém entende. Comunique-se como os seus colaboradores costumam falar, e deixe claro que sempre há espaço para mais esclarecimentos.
  • O que pra quem: se você manda e-mails não direcionados – tipo relatórios de estoque para operadores de caixa ou números gerenciais para os vendedores -, fica fácil se perder em meio a tanta coisa. Os colaboradores, então, perdem a fé nesse sistema e não consideram a comunicação relevante.
  • Quando se comunicar: quando você se comunica? O que os colaboradores esperam com relação à comunicação interna? É necessário entender a frequência com que você entra em contato com a loja para entender se ela está padronizada buscando a efetividade.

Criando o seu próprio modelo de comunicação interna

Agora que você identificou como a sua comunicação interna realmente funciona, é hora de adequá-la aos seus padrões.

Comunicação interna representada num desenho de uma cidade estilizada com tablets e smartphones gigantes

E os seus padrões são o que vão definir como a comunicação interna realmente irá funcionar. Essa é a nossa maior dica: a comunicação interna está intimamente associada às suas próprias necessidades.

Porém, algumas dicas vão servir para qualquer loja, já que estão baseados simplesmente na melhor forma de se comunicar em empresas no geral. Confira só:

Fonte oficial bem determinada

Para evitar que qualquer mensagem se perca no caminho ou que chegue distorcida, por que não investir em uma fonte confiável e oficial? Por meio dela é possível informar efetivamente sobre novidades, além de esclarecer e evitar dúvidas antes que elas se tornem informações mal compreendidas em grandes proporções.

Contas de e-mail exclusivas para a comunicação interna, portais online para os colaboradores – que podem ser sistemas de gestão operando pela intranet – e grupos oficiais para a discussão de questões do trabalho já resolvem.

Com o tempo você vai conseguir identificar mais oportunidades de organização, mas já comece por aí!

Comunicação interna não precisa ser só texto

Aproveite as formas criativas de se comunicar e evite ficar só no texto, assim, mais pessoas devem ser atraídas pela mensagem, além de ser uma boa maneira de engajar a equipe. Explore chats, vídeos, infográficos, entre outras possibilidades.

Colaboração é tudo na comunicação interna

Trabalho em grupo é outra maneira de evitar ruídos, facilitando a compreensão das demandas e a execução por toda a equipe.

Invista nos armazenamentos em nuvem e em editores de texto online onde é possível que várias pessoas colaborem simultaneamente com um mesmo projeto. Não se esqueça, participar é sempre a melhor forma de entender!

É importante também que cada funcionário tenha o seu e-mail específico de trabalho e, por meio dele, possa acessar ou receber os dados referentes à sua área de atuação na empresa.

Trabalhe o destinatário

Por fim, cuidado com o destinatário! É bom enfatizar mais uma vez que uma mensagem eficiente deve ser enviada especificamente para quem precisa recebê-la. Ou seja, não adianta enviar a mesma mensagem para todos da empresa, a não ser que seja algo de interesse geral.

Normalmente, é aconselhável segmentar em grupos e comunicar por meio da relevância. Além dos benefícios que citamos, a segurança da informação também tem grandes ganhos, pois você consegue controlar os caminhos que dados sigilosos fazem pela empresa.

A comunicação interna não se beneficia de ruídos, e deve ser clara ao máximo e transmitir sempre informações com transparência e eficiência. Assim, seus rendimentos crescem graças à melhora na produtividade da sua loja.

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