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Como operar o caixa com agilidade e segurança?

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Como operar o caixa é uma dúvida que normalmente acomete os donos de negócios que precisam em algum momento assumir essa posição ao invés de contratar alguém. Isso é completamente natural, principalmente pra quem quer abrir abrir um negócio sem gastar muito.

 

Os segredos de como operar o caixa normalmente vão sendo aprendidos com o tempo. Mas pense só: você abre o negócio, não tem ninguém dedicado exclusivamente pro essa função e seus clientes estão doidos pra comprar. A experiência é que faz o bom caixa, mas às vezes você precisa aprender pra ontem!

É isso que vamos fazer com esse artigo. Quer um curso intensivo de como operar o caixa sem quebras e com a maior agilidade possível? Então vamos lá!

Peça moedas pra todo mundo

Você imaginaria que um dos segredos de como operar o caixa está justamente nas moedas? Se trabalhar nessa posição por pelo menos um dia você com certeza vai chegar a essa conclusão também. As moedas são uma das grandes responsáveis por dar mais agilidade ao caixa e não fazer ninguém travar na hora do pagamento, pois facilitam na hora de dar o troco, o que agiliza o processo de pagamento e o fluxo de clientes.

O problema é que elas acabam muito rápido se você deixar, e juntá-las é bem difícil. O ideal é pedir qualquer moedinha para cada cliente que te paga para facilitar o trabalho do troco, mesmo que isso pareça ser um pouco inconveniente. Pode acreditar: se você pedir com jeito, não tem problema nenhum.

Como operar o caixa é algo que você tem que fazer todo dia, juntar moedinhas conta tanto pro agora quanto pro trabalho a longo prazo. Agora porque você não vai ficar sem troco, e a longo prazo porque você precisa de moedas pra abrir o caixa. E falando nisso…

Estabeleça um valor fixo de fundo de caixa

O fundo de caixa é o dinheiro que você coloca ao abri-lo pela primeira vez no dia. Para evitar problemas com contagens na hora de fechar, o ideal é que todos os dias você faça a abertura com um valor fixo.

Isso garante que você sempre vai saber o quanto deve descontar da quantidade de dinheiro presente no momento do fechamento para simbolizar o fundo de caixa. Pense só: para abrir o caixa tem que ter dinheiro lá dentro, senão os primeiros clientes não vão conseguir pagar no dinheiro. Ok, tudo bem até aí. Vamos supor que você coloque R$ 100,00 e, no final do dia, a contagem chegou a R$ 500,00. Aquele caixa então faturou R$ 400,00 em dinheiro de clientes.

Se você não se lembrar do quanto colocou por algum motivo – esqueceu de anotar ou perdeu o papel onde escreveu – fica impossível saber realmente quanto foi faturado, pois o dinheiro do fundo do caixa, que já estava lá, ficou misturado com o dos clientes. Isso é bastante problemático, e estabelece uma cultura de insegurança e desconfiança no seu negócio.

Hoje é você quem conta, mas amanhã, quando forem os seus colaboradores, um valor fixo evita quebras de caixa e fraudes. Outra coisa: não é só colocar duas notas de R$ 20 e outra de R$ 10 não, hein? Divida seu fundo de caixa assim:

  • Uma nota de R$ 20,00
  • Três notas de R$ 10,00
  • Quatro notas de R$ 5,00
  • Dez notas de R$ 2,00
  • Dez reais divididos em moedas.

Tenha espaço para filas bem definido

Ninguém gosta de confusão. E como operar o caixa é uma operação passível de erros a todo instante, as filas desordenadas só fazem o estresse – seu e dos seus clientes – aumentar.

É por isso que uma ótima ideia para otimizar esse processo é definir um espaço para filas demarcado no chão e com plaquinhas que indiquem o caixa. Assim você também evita problemas com os “fura fila” e consegue entender com mais facilidade a demanda que terá que atender,se precisa acelerar o atendimento, etc.

Sempre feche o caixa com alguém ao seu lado

Essa diz respeito à segurança mesmo. Como operar o caixa envolve dinheiro, sempre há o perigo de furtos na loja.

É muito importante que você sempre feche o seu caixa com algum supervisor ao seu lado ou alguém na empresa que já está lá há bastante tempo. O mesmo com os seus colaboradores. Eles podem ser os caixas designados, mas ainda assim a operação de fechamento precisa de um acompanhamento.

Pra deixar essa tarefa menos constrangedora, crie um sistema de colaboração ao invés de fiscalização. O supervisor só vai ajudar o operador a fechar, organizando as notas, contando as moedas e conferindo o relatório.

E ainda há o perigo principal: os assaltos e o furto. Com duas ou mais pessoas nos caixas, há menos incentivo para que assaltantes entrem e causem problemas.

E já que nós entramos nesse assunto sobre a segurança na loja, que tal continuarmos essa conversa no próximo artigo?