Quando o varejista não entende o que é quebra de caixa, ele está sujeito a um dos riscos mais comuns que comprometem a saúde financeira do negócio.
Esse problema é também um dos mais fáceis de ser evitado. A questão é que nem todo varejista se atenta para um planejamento detalhado do fluxo de caixa ou os colaboradores responsáveis pelo setor deixam de adotar alguns cuidados básicos para evitar essa dor de cabeça.
É por meio do caixa que entram todas as receitas da loja. Quando elas não batem com o saldo final, a quebra de caixa é mais do que certa. Precisamos falar muito sobre esse tema!
No artigo de hoje, vamos detalhar o que é quebra de caixa e trazer alguns exemplos práticos. Além disso, comentar algumas dicas que podem ajudar a evitar que ela aconteça.
O que é quebra de caixa?
Também chamada por muitos de “sangria de caixa”, essa prática se refere à retirada não programada de valores do caixa da loja. Exatamente por não ser planejada, ela pode resultar em prejuízos às contas do estabelecimento.
Mas, afinal, o que é quebra de caixa?
Vamos imaginar um supermercado, em que os operadores de caixa finalizam o dia com os registros de compras. Junto aos registros de pagamentos feitos com cartões ou Pix, o operador deve entregar também o dinheiro em espécie.
Se no final do dia deveria haver R$ 4.500 em notas e moedas pagas pelos clientes e o operador só entrega R$ 4.250, houve quebra de caixa da diferença de R$ 250. Essa quebra de caixa pode acontecer de várias formas, que vamos explicar em seguida.
Claro que é preciso considerar três etapas nesse fechamento de caixa:
- Venda líquida
- Fundo de troco
- Valor restante
Somados esses três valores, depois é preciso subtrair a quebra de caixa para saber o que de fato foi o fechamento de caixa naquele dia.
O importante a se saber é que a quebra de caixa acontece muitas vezes por uma questão de segurança, para não ficar dinheiro parado muito tempo no caixa, por exemplo.
O que não queremos que aconteça é que isso nos leve a uma situação descontrolada ao não se anotar tudo o que entra e sai do caixa, nem ter um controle planejado da quebra de caixa.
Há quem defenda que uma quebra de caixa “saudável” seja de R$ 2 de diferença apenas, para menos ou para mais. Sim, valor excedente também pode ser um problema e já, já explicamos o porquê.
Causas da quebra de caixa
Podemos considerar a quebra de caixa uma consequência de ações planejadas ou não no ponto de venda. Ela pode ocorrer de forma virtual ou real.
De um lado, na quebra de caixa virtual não houve prejuízos consolidados sendo que o sistema informatizado registrou mais ou menos o que entrou e saiu do caixa durante o expediente.
Por outro lado, a quebra de caixa real registra vantagem ou alguma perda na relação com o consumidor. Isso porque a diferença dos valores pode ter ocorrido de forma acidental, seja por uma falha humana ou técnica.
Observe esses três exemplos de quebra de caixa:
- O operador de caixa se distrai com o pagamento em dinheiro e faz a conta errada, voltando troco a mais para o cliente. Ou ainda pode voltar troco de menos, deixando a sobra no caixa.
- O gerente faz retiradas constantes e não programadas nos caixas do supermercado a fim de evitar vultosos valores à mostra e despertar o interesse de criminoso
- O varejista precisa pagar uma compra não planejada e vai direto no caixa retirar o dinheiro para cobrir as despesas.
Por segurança ou por falta de planejamento, a quebra de caixa pode virar uma rotina inevitável na loja e, como você viu, até quando sobra. Mas por que isso seria ruim?
O saldo positivo pode parecer, à primeira vista, um ganho para a loja. Porém se está sobrando dinheiro no caixa, é porque o cliente ficou no prejuízo. E se o cliente ficou no prejuízo, a imagem dele em relação à loja será manchada.
Desde que a quebra seja alguns irrisórios centavos, dificilmente o cliente vai relevar o prejuízo quando tomar conhecimento sobre ele. Ninguém quer sair em desvantagem no comércio, né?
Riscos com a quebra de caixa
Ainda falando sobre os riscos de os registros finais não baterem com o fechamento do caixa, a insatisfação do consumidor e a perda de credibilidade são apenas alguns deles.
A quebra de caixa pode resultar em um desequilíbrio das finanças do negócio. Pode também, em casos mais extremos, levar a disputas judiciais na esfera trabalhista e à desmotivação desenfreada do colaborador.
O colaborador que tem a responsabilidade de gerenciar o caixa, quando se depara com a quebra e por sucessivas vezes, fica totalmente desmotivado para continuar trabalhando. Na maioria dos casos é ele quem tem que arcar com o prejuízo.
Por isso, embora não obrigatório, muitas empresas pagam o adicional ao funcionário por quebra de caixa.
Como evitar essa sangria na loja
O pagamento de adicional de quebra de caixa é uma forma de resguardar e motivar mais o colaborador, bem como cobrir os eventuais prejuízos da loja.
Há também algumas medidas que, se adotadas, reduzem o risco de uma sangria constante e evitam um colapso financeiro do negócio. Vamos mencionar as principais delas abaixo.
1. Ferramentas de gestão financeira
Esses programas de computador são essenciais para o comércio que tem um grande fluxo de caixa diário. Eles documentam e registram todos os pagamentos e recebimentos, também fazem automaticamente os cálculos necessários de fluxo e troco para os clientes.
Com esses registros, fica muito mais fácil aos operadores de caixa e gerentes organizarem os valores de entrada e saída no dia, evitando erros de registros e falhas humanas na hora de voltar o troco.
Ao escolher um software para investir na loja, priorize ainda aqueles que contem com armazenamento digital dos documentos fiscais para não correr o risco de perder informações no meio do processo.
2. Gerenciamento de despesas
O gerenciamento das despesas da loja é muito importante. Aconselhamos contar com um setor especializado, ainda que terceirizado, para controlar as despesas da loja. Não é porque o comércio é pequeno que não precisa de uma controladoria de finanças.
Muitas vezes gerenciar os gastos da loja é muito desafiador para o varejista. Qualquer erro ou excesso, as falhas nos registros fiscais e a quebra de caixa se tornam inevitáveis. Por isso, muito atenção nessa parte.
Uma dica básica nesse campo é evitar ao máximo usar o dinheiro do caixa para as pequenas despesas. De pouco em pouco, o rombo pode ser muito grande.
Para esses gastos, o ideal é contar com um cartão corporativo. Assim os gastos se concentram na fatura e fica mais fácil de controlar depois.
3. Capacitação dos operadores
Treinamento é uma obrigação de todo varejista ao contratar funcionários, com experiência ou não. Os processos mudam e a atenção com o caixa deve ser redobrada.
Para minimizar os riscos de quebra de caixa, busque capacitar os operadores de caixa para que eles consigam conferir toda a entrada e saída de valores, a fim de evitar surpresas no fechamento de caixa.
Ah! E não se esqueça que esses treinamentos também ajudam os colaboradores e até você a rever processos de prevenção de quebra de caixa na loja.
A dica final é: dê exemplos práticos para que todos os envolvidos no processo de compra e venda saibam como se sair nessas situações de risco de quebra de caixa.
Até a próxima!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.
