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Como fazer reuniões de equipe diárias e aumentar a produtividade?

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Reuniões de equipe são um ótimo momento para passar recomendações pra todo mundo dentro da loja e divulgar informações importantes. Sem elas, você corre um risco sério: em vez de ser a principal referência e fonte de informação dos seus colaboradores, pode enfrentar problemas com fofocas e conversas descontextualizadas.

As reuniões de equipe possuem o poder de clarificar qualquer questão à luz dos fatos e da verdade. Além disso, é um espaço democrático para o debate de ideias, troca de sugestões, e um ótimo momento para dividir informações operacionais, como as metas para o dia, a semana ou o mês.

A estrutura dessas reuniões de equipe, porém, é determinante para seu sucesso. Não dá pra chegar lá e falar o que quiser, sem pauta e sem objetivo. Para garantir o melhor aproveitamento desse momento, nós fizemos esse guia que vai te ajudar justamente nesse planejamento. E aí, preparado?

Reunião de equipe em sala.

Reuniões de equipe diárias são mais eficientes

Não adianta fazer uma reunião de equipe aqui e outra ali poucas vezes no mês. Se for assim, você acaba com pouco tempo pra falar de muitos assuntos, e corre o risco de deixar de fora questões importantes que aconteceram há mais tempo e você já não lembra.

O melhor aproveitamento das reuniões de equipe acontece quando elas são feitas diariamente. Sério! Todo dia, antes da loja abrir ou durante uma mudança de turno, faça uma reunião rápida, de no máximo dez minutos, abordando alguns tópicos principais para aquele dia.

Quando você faz a reunião todo dia, você consegue acompanhar melhor como foi o dia anterior e ainda pode resolver problemas assim que eles acontecem. O acompanhamento de metas também fica muito melhor, já que você pode informar diariamente quais são elas, lembrar os colaboradores da meta mensal e oferecer um panorama de como a loja está se saindo para batê-las.

Mas estamos nos adiantando. Continue lendo para saber sobre o que falar nas reuniões de equipe!

O que falar nas reuniões de equipe?

Os assuntos das suas reuniões de equipe vão depender bastante de como é sua empresa e qual é o seu segmento. Talvez um mercado não tenha metas de vendas especificamente, mas use outro tipo de indicador para determinar o desempenho, como rupturas, tempo de atendimento, nível de satisfação dos clientes, etc.

Alguns pontos, no entanto, são padrão pra qualquer loja com uma equipe considerável e que atende um público grande. Vamos ver quais são eles?

Dentre várias outras informações relacionadas ao seu segmento e à sua própria empresa.

Sempre defina horários para as reuniões de equipe

Não adianta estabelecer uma reunião diária se você não estipula um horário fixo pra ela. Alguém pode chegar mais cedo e já começar a trabalhar e aí não conseguir interromper o serviço para acompanhar a reunião quando tudo estiver pronto. A reunião atrasa. Outra pessoa começa a trabalhar. O ciclo se repete.

Evitar essa situação é bem simples, basta determinar um horário fixo para suas reuniões de equipe diárias. E você ainda sai ganhando duas vezes: primeiro porque consegue desenvolver a reunião muito mais rápido; depois porque estimula a pontualidade entre os colaboradores. Se atrasar é uma coisa, agora se atrasar com a certeza de que sua ausência será notada por todos, inclusive pelo chefe, é outra completamente diferente.

Deixe espaço para o diálogo

Reunião de equipe com post-its.

As reuniões de equipe devem ser exatamente o que o nome diz: de equipe. Se só o coordenador fala, o propósito não é atingido.

Os colaboradores também precisam ter voz, e certamente vão se ressentir se só você ou o gerente falarem. O diálogo é muito importante, pois apresenta novos pontos de vista e podem te colocar em contato com soluções criativas para algum problema que você esteja enfrentando na empresa.

Uma ótima maneira de estimular o diálogo nas reuniões de equipe é definir um momento voltado para os colaboradores. Se ela dura 10 minutos, divida 5 para a equipe falar e outros 5 para comunicados importantes da diretoria. Outra solução interessante é passar “tarefas” rotativas para os colaboradores, como apresentar algum produto, compartilhar uma vitória nas vendas, etc.

Divida informações importantes

Muita gente tem um pouco de receio de dividir informações operacionais para a equipe. Essa hesitação vem de um lugar honesto, que é o medo de ter informações importantes para o negócio soltas no mundo, mas a saída para esse conflito é fácil. Em vez de falar tudo, defina o que pode ser dito anteriormente com base em estratégias e compartilhe!

Vamos supor que você tenha estabelecido uma meta para o mês baseando-se no movimento do anterior. É interessante divulgar para os seus colaboradores qual é esse valor, pra que eles fiquem motivados a superá-lo. No caso de uma campanha mais intensa, como a Black Friday, é a mesma coisa. Se você mostra os números do ano anterior, vai estimulá-los a vender mais.

Esse tipo de informação é inofensiva e ainda pode te ajudar. É claro que não dá certo divulgar dados confidenciais, como conceitos de campanhas, fornecedores chave, parcerias que ainda não aconteceram, etc. É importante medir o que convém ou não compartilhar, e se não for dar problema pra você, vai sem medo!

Reunião de equipe em volta de computador.

Bom, é isso o que a gente tinha pra falar sobre as reuniões de equipe. Viu como pode ser fácil criar o hábito? Nós garantimos que você já consegue começar amanhã mesmo! Defina o horário e mãos à obra!

Quer conhecer algumas das nossas estratégias de vendas no varejo? Então vamos saber mais no nosso artigo!