A inadimplência é um problema crônico e afeta diretamente o varejo. Para não ficar no prejuízo, o lojista tem várias ferramentas que auxiliam na recuperação de crédito e uma delas é a carta de cobrança.
O desafio está em compreender quando é viável enviar a carta de cobrança e como elaborá-la sem assustar o cliente. Muitas vezes o cliente nem sabe que está devendo ou foi apenas um primeiro descuido com as finanças.
Ponderar é necessário, mas ninguém aqui também quer ficar no prejuízo, não é mesmo?
Então, para informar corretamente seus devedores, hoje vamos aprender como redigir uma carta de cobrança.
Além disso, a importância da ferramenta para o seu negócio e ainda vamos trazer alguns modelos para simplificar.
Mapa da Inadimplência
De acordo com os últimos dados do Mapa da Inadimplência da Serasa, referentes a dezembro do ano passado, mais de 69 milhões de brasileiros estavam com o nome restrito devido a dívidas na praça.
Os números chamam a atenção! O valor médio da dívida por consumidor foi de R$ 4,4 mil atingindo principalmente a faixa etária dos 26 a 40 anos de idade, que representam 34,8% dos inadimplentes.
Ainda segundo a Serasa, são cerca de 247 milhões de dívidas junto a empresas no Brasil, que somam R$ 312 bilhões. São bilhões deixados de ser injetados na economia e comprometendo a saúde financeira dos negócios.
Para minimizar esse cenário, muitos empreendedores recorrem à carta de cobrança para avisar o cliente do débito e tentar regularizar a situação, antes de recorrer a instâncias superiores. Então vamos conhecer um pouquinho mais sobre ela.
O que é carta de cobrança?
A carta de cobrança é um método extrajudicial de notificar o cliente sobre um débito pendente. É a maneira mais amigável e menos formal de tentar negociar a quitação da dívida sem as partes se desgastarem tanto.
Ao utilizar a carta de cobrança, o lojista informa o cliente sobre a conta em aberto e se coloca à disposição para que ele regularize a situação. Tudo isso sem precisar recorrer a uma empresa de cobrança de crédito ou até mesmo ao Poder Judiciário.
A carta de cobrança pode ser enviada via Correios, mas também pode ser adaptada para outros canais como WhatsApp, SMS, e-mail ou até mesmo pelo telefone.
No caso do envio postal, o recomendado é que seja feito com o serviço de Aviso de Recebimento (AR) para ter certeza de que o cliente recebeu o documento.
Por meio da carta, o consumidor é cobrado sem ameaças e sem a pressão do pagamento imediato. Acaba sendo um alerta para que ele busque regularizar a situação o quanto antes.
Importante ressaltar que, para isso, a carta precisa ser redigida de forma clara, porém sem ameaçar os devedores. De acordo com o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, é vedada a conduta de expor o inadimplente ao ridículo ou de submetê-lo a qualquer tipo de constrangimento e ameaça no ato da cobrança.
Além disso, a legislação também determina que em todos os documentos de cobrança de débitos apresentados ao consumidor, como é o caso da carta de cobrança, deve constar as seguintes informações:
- Nome
- Endereço
- Número de CPF ou CNPJ do fornecedor do produto ou serviço
Quando é necessário enviar uma carta de cobrança?
O envio da carta de cobrança ainda é visto com resistência por muitos lojistas. Cobrar o cliente costuma ser uma tarefa chata, né? Sabemos disso. Mas em muitos casos, ela acaba sendo a opção mais viável para lembrar o cliente da dívida.
Um cuidado que precisamos ter é quanto ao contexto do cliente inadimplente. Além disso, o momento certo para comunicá-lo sobre a pendência com a loja.
Se você é um pequeno ou médio varejista, conhece a fundo os seus clientes. Sabe aqueles que são mais honestos e fiéis aos pagamentos, ou ainda aqueles mais “enrolados para pagar”. Vai ser necessário ter jogo de cintura.
Em caso de situações pontuais, seja brando e paciente. Faça uma cobrança oral primeiro ou por uma mensagem amigável. Quando extrapolar muito o prazo de pagamento combinado, redija a carta de cobrança da forma mais cordial possível e entregue para o cliente.
Você pode tentar elaborar formas atrativas de incentivar o cliente a fazer o pagamento. Por exemplo, suspender ou dar descontos sobre os juros ou até mesmo oferecer um desconto na próxima compra após aquitação da dívida.
Se o consumidor é recorrente na inadimplência ou todos os prazos se excederam, pode usar um tom mais formal e endereçar a carta ao cliente. A carta de cobrança, nesses casos, é a última tentativa antes de ocorrer a cobrança extrajudicial.
Como elaborar uma carta de cobrança?
Como comentamos acima, a forma de escrever e de enviar a carta de cobrança faz uma grande diferença positiva ou não, a depender de quem é o seu cliente inadimplente.
O momento de enviar a carta também influencia na forma que você vai escrever. Lembre-se que o objetivo principal é lembrar o cliente de quitar a dívida e não se indispor definitivamente com ele.
A carta é um elo para cobrar o que é devido, mas prezando pelo bom relacionamento com o cliente. Separamos alguns modelos para te ajudar na hora de elaborar a sua carta de cobrança.
1. Carta de cobrança – pós-vencimento
O primeiro modelo é um exemplo de como enviar a carta de cobrança poucos dias após o vencimento da conta que não foi paga. Ela começa a ser um pouco mais formal, porém objetiva. Note que o credor se mostra disposto a ajudar na negociação da dívida para deixar o consumidor mais à vontade quanto à cobrança:
Olá, Sr(a). Natasha! Gostaríamos de lembrá-la que o seu débito referente à compra de fritadeira elétrica da marca Mondial, com vencimento para o dia 2/2/2023, no valor de R$ 450, encontra-se em aberto.
Em caso de não ter condições de efetuar o pagamento total da dívida neste momento, entre em contato conosco para que, juntos, possamos negociar seu boleto em atraso.
Será um prazer ajudá-la a quitar sua dívida atrasada.
Atenciosamente,
Setor Financeiro da empresa Falamart.
2. Carta de cobrança – 15/30 dias vencido
Agora o exemplo é de uma carta de cobrança ideal para ser enviada de uma quinzena a um mês de atraso da dívida. Neste caso é necessário começar a introduzir informações mais completas.
A linguagem é mais formal, porém muito educada. A partir de agora, o cliente fica ciente sobre a determinação de pagamento e valores que incidiram sobre o atraso da dívida:
Prezado(a) Senhor Gustavo,
Informamos que sua fatura do mês de janeiro está em aberto, com vinte e dois dias de atraso até a presente data. O valor da sua dívida é de R$ 700 e, somando o valor da multa R$ 17 e dos juros R$ 7,77, resulta num total de R$ 724,77.
Entre em contato conosco o mais rápido possível. Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
Diretoria Financeira da Falamart.
3. Carta de cobrança – última instância
O terceiro exemplo é para uma carta de cobrança de última instância, ou seja, a última tentativa do lojista em receber o pagamento sem recorrer a cartório, empresas terceirizadas de cobrança ou à própria Justiça. Ela é ainda mais detalhada e formal, dando uma “última chance” ao cliente de regularizar a situação. Olha só:
Prezado(a) Senhor(a) Júlio César,
Constatamos que sua fatura do mês de dezembro de 2022, referente à compra de sistema de instalação de ar-condicionado, ainda não foi quitada. O valor da sua dívida é de R$ 700, somando o valor da multa R$ 34 e dos juros R$ 14, resulta num total de R$ 758.
Lembrando que, caso não seja efetuado o pagamento desta dívida até o dia 19/02/23, a mesma será protestada em cartório e cadastrada para restituição de crédito.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
Carlos José,
diretor financeiro da empresa Falamart.
4. Carta de cobrança – antecipação
O último exemplo é para fechar o texto de hoje de forma leve e serve como dica também. A carta de cobrança também pode ser um lembrete antecipado ao cliente, especialmente àqueles que você sabe que esquece a fatura ou que são mais atrasadinhos para pagar. Ah! E você pode enviar o boleto de pagamento junto, se assim preferir.
Olá, Sra. Patrícia. Como vai?
Entramos em contato, pois gostaríamos de lembrá-la que o vencimento da sua fatura está próximo. Efetue o pagamento no valor de R$ 427, 32 até o próximo dia 12 de fevereiro.
Qualquer dúvida para efetuar o pagamento entre em contato conosco. Será um prazer poder ajudá-la.
Atenciosamente,
Falamart.
Reforçamos que é preciso adaptar os exemplos acima conforme seus dados. Para isso, basta substituir os nomes das pessoas e da empresa, além dos pronomes.
Cobrança preventiva e muito mais!
Além da carta de cobrança, você pode antecipar as formas de informar o seu cliente sobre uma prestação vencida ou próxima de vencer. Vamos chamar essa conduta de uma cobrança preventiva, que pode ser feita por:
- Telefone
- Presencialmente
- Aviso de notificação (redes sociais ou e-mail)
- Lembretes de pagamento (redes sociais, SMS ou e-mail)
Então é isso, esperamos que o conteúdo de hoje tenha agregado bastante para você. Até o nosso próximo bate-papo!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.
