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Arranjo de mesa com taças de cristal, pratos e talheres. A toalha de mesa é azul e branca.

Como se preparar para fazer eventos no hotel?

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A cada dia que passa, mais pessoas estão procurando por espaços para sediar eventos. As palestras e eventos corporativos estão em plena ascensão, por isso, espaço nunca foi tão requisitado. Ao mesmo tempo, vem ficando cada vez mais complicado achar o ambiente ideal. Já podemos ver uma boa chance aqui: sediar eventos no hotel é uma ótima oportunidade pra você.

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Quando pensamos na atividade hoteleira simplesmente como o trabalho de oferecer acomodações para hóspedes que vêm passar a noite em quartos, deixamos de ver as oportunidades maiores que o espaço apresenta. Acomodar pessoas é mais que oferecer camas para alguém dormir: receber também pode significar promover eventos, festas, feiras, palestras, etc.

Enfim, os eventos no hotel podem se apresentar de várias maneiras, cada uma com suas particularidades. Neste texto, você vai ver algumas dicas para como aproveitar melhor seu espaço e algumas recomendações básicas sobre o que é necessário preparar na hora de sediar seu primeiro evento.

Tudo pronto? Então vamos começar!

Por que hospedar eventos no hotel?

Hospedar eventos no hotel é uma ação que tem várias consequências positivas para o seu negócio. Além do óbvio, que é faturar mais com os serviços oferecidos pela sua equipe e o aluguel do espaço, ainda é possível se inserir no mercado e fazer bom marketing.

Esse é o potencial dos eventos: você lucra com eles e ainda consegue mostrar para os presentes todas as qualidades do seu hotel.

E um dos melhores pontos de sediar esses eventos é justamente o marketing espontâneo no mundo corporativo. Vamos supor que está acontecendo agora no seu hotel um evento da maior indústria da sua região.

Pessoas de várias empresas vão comparecer e, encantados, os gestores dessa empresa podem te procurar para sediar um evento deles próprios. Nessa oportunidade, gestores de outras empresas vão aparecer. E assim o ciclo vai se repetindo e se mantendo vivo praticamente sozinho.

O trabalho de hospedar eventos é importante por isso. Além de ser uma atividade bastante rentável, é uma maneira de fazer marketing ganhando dinheiro ao mesmo tempo.

Falando assim parece até bom demais pra ser verdade, não é? Mas é claro que há um investimento tanto em dinheiro quanto de trabalho para fazer eventos no hotel. Continue a leitura para saber mais!

Como posso preparar meu hotel para receber eventos?

Hoje em dia, os produtores estão mais preocupados com a identidade do evento e com o público do que com uma estrutura luxuosa e de um padrão extremamente elevado.

Existem eventos, por exemplo, que são realizados até em galpões inacabados ou em estacionamentos… Sua primeira preocupação, então, deve ser a criatividade para entender como adaptar seus espaços para cada tipo de evento no hotel.

A boa notícia é que isso abre a possibilidade de aproveitar ambientes que você nunca tinha sequer imaginado utilizar para eventos no hotel.

Além disso, abrindo espaços diferentes, você abre o seu hotel para grupos diversificados, o que leva a uma oportunidade maior de preenchimento de vagas de hospedagem durante o evento e depois dele.

Veja alguns ambientes com potencial para sediar um evento:

1 – Recepção e lobby

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O próprio lobby, quando bem aberto e convidativo, pode ser um ótimo lugar para receber eventos no hotel.

Adapte o espaço, oferecendo alguns lugares para sentar e uma mesa para o buffet. Nesse ambiente, receba eventos voltados para o networking e coquetéis mais simples, que não envolvam recursos demais.

Para o cardápio, você pode oferecer uma variedade interessante de finger foods e bebidas finas, como espumantes e vinhos. Disponibilizar mão de obra como garçons e equipes de limpeza também é um diferencial.

Recomendações gerais:

  • Faça eventos menores;
  • Ofereça um buffet de frios, sem envolvimento da cozinha;
  • Recursos audiovisuais não devem ser muito elaborados.

2 – Pátios, espaços verdes e área da piscina

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Alguns eventos preferem os espaços que possam ser reversíveis para ambientes internos e externos. Recepções de casamentos e aniversários durante o dia, por exemplo, ficam muito mais interessantes com locais ao ar livre para os convidados.

Se você tem esses recursos, é bem interessante considerá-los para os seus eventos no hotel. Dependendo das suas dimensões, escolha se vai disponibilizar o interior da construção ou só o lado de fora. É importante que o ambiente seja espaçoso e bem distribuído, tentar lucrar a qualquer custo – apertando gente em qualquer canto – pode dar muita dor de cabeça.

Além de espaço bem organizado com mesas e cadeiras, você vai precisar oferecer estruturas para coberturas e pequenos gazebos, que dão um charme todo especial ao ambiente. Equipes de buffet, garçons e serviços gerais também são diferenciais para fechar a contratação.

Para casos em que sejam necessários serviços de decoração, busque oferecer parceiros que já conhece. Assim, você disponibiliza um pacote quase all inclusive para a empresa que irá te contratar, o que aumenta e muito as suas chances de fechar o evento.

Recomendações gerais:

  • A piscina vai ser usada? Se sim, é necessário contar com salva vidas a postos;
  • Se ela não será usada, é melhor ter algum tipo de divisória ou cobertura para evitar acidentes;
  • Atenção: é preciso estar de olho na meteorologia!

3 – Estacionamento

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Um estacionamento ao ar livre vale ouro! Pense nesse espaço como um abrigo para eventos outdoor, como feiras de livros, piqueniques, parques, shows e muito mais.

Aproveite e ofereça vantagens para quem participar dos eventos no hotel, como um almoço no seu restaurante. Assim, você evita que o público fique apenas do lado de fora.

Recomendações gerais:

  • Você vai precisar de tendas!
  • Como tudo que é ao ar livre, confira a previsão do tempo antes de inaugurar o evento.

4 – Cozinha e restaurante

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Já pensou em aproveitar a cozinha do seu hotel para os eventos culinários ou jantares de gala particulares? Se você tem um espaço razoável no restaurante/sala de jantar, essa é uma excelente oportunidade de mostrar todo o potencial da sua equipe e do seu chef!

Ao mesmo tempo, abrindo somente a cozinha para eventos e feiras culinárias, você pode divulgar a sua estrutura como completa de um jeito que não é propaganda, é marketing.

Recomendações gerais:

Ofereça pratos que seu hotel normalmente oferece, mas dê uma inovada onde for possível;
Receitas próprias são muito bem vindas;
Equipe de garçons, nesse caso, é fundamental.

Quais os procedimentos para utilizar cada espaço para receber eventos no hotel?

Todo mundo sabe que somente o espaço não quer dizer nada quando se trata de receber eventos no hotel. É necessária uma organização de estrutura e segurança para que nada saia dos eixos e para que o seu hotel se torne referência.

Separamos alguns processos que envolvem a preparação dos espaços para receber eventos no hotel. Confira:

1 – Antes de divulgar o espaço, certifique-se de que ele é seguro e legal

Estar em dia com as normas de segurança é essencial em qualquer negócio. Por isso, antes de abrir o espaço do seu hotel para eventos, procure saber se o local pode ser liberado.

Para isso, o ideal é que se busque a prefeitura local para fazer a vistoria e liberação do alvará de funcionamento. Também será necessário consultar o corpo de bombeiros para saber quais as medidas básicas de segurança para o funcionamento do local.

O alvará é um documento que você precisa saber como funciona na sua cidade, já que cada município tem regras diferentes. Em São Paulo, por exemplo, qualquer evento com lotação de 250 pessoas ou mais precisa de um alvará. Pode ser em qualquer lugar, público ou privado: você ainda vai precisar correr atrás dessa documentação.

E é bom ficar atento aos prazos: todo o processo pode levar até 40 dias para ser concluído, dependendo da cidade. Corra atrás antes para não ter problemas depois!

2 – Ofereça uma equipe para cada necessidade

Às vezes só os seus funcionários não serão suficientes para lidar com os eventos no hotel. Por isso, tenha sempre uma lista atualizada de profissionais parceiros para trabalhar com você caso surja a necessidade.

Olhe só alguns serviços que, dependendo do evento, são simplesmente fundamentais:

  • Garçons;
  • Cozinheiros;
  • Maître d’;
  • Recepcionistas;
  • Intérpretes;
  • Tradutores;
  • Cerimonialistas;
  • DJs;
  • Profissionais de limpeza;
  • Manutenção;
  • Manobristas.

Pode ser que você consiga dividir a carga de contratação com a produção do evento, mas ter esses contatos já prontos para começar o trabalho, como estamos dizendo desde o início do texto, é um grande diferencial.

3 – Ofereça uma área infantil e serviço de babá

Crianças são muito bem vindas aos seus eventos no hotel! Mas com a presença delas também surgem as responsabilidades.

Seja esquentar uma mamadeira, trocar uma fralda ou simplesmente distrair uma criança que não quer ficar em uma palestra de adultos. Para essas necessidades, você precisa de equipe especializada.

E isso ainda traz outra grande oportunidade: é possível criar um vínculo entre seu hotel, organizadores e convidados, gerando a fidelização de cada um deles.

4 – Separe uma área do estacionamento para os convidados

Ninguém merece chegar em um evento e não ter onde parar o carro ou perder parte de uma palestra buscando por uma vaga de estacionamento.

Reserve uma área de acesso fácil para os convidados do evento, para facilitar na hora da entrada e da saída de cada um deles. Se possível, ofereça o serviço de manobrista para guardar os carros. Isso vai evitar aquelas filas enormes que se formam nas entradas dos eventos e ainda gera um carinho do convidado pelo seu estabelecimento.

5 – Ofereça mobiliário básico para eventos de diversos tipos e portes

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Não é besteira investir em móveis, como ilhas, mesas e cadeiras para a capacidade máxima de convidados, como também não é besteira adquirir equipamentos de vídeo e som e isolar a acústica de uma sala para receber palestras, por exemplo.

Ter esse tipo de equipamento ou mobiliário, só mostra que você se importa e se prepara para receber eventos no hotel, o que pesa bastante na hora de fechar um contrato.

Existem diversas formas de atrair hóspedes para o hotel e oferecer um espaço com estrutura para eventos é só uma delas. Tendo atenção aos detalhes de conforto, segurança e carinho com os convidados, é possível fazer do seu hotel um sucesso.

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