O fechamento de caixa é muito importante no varejo, pois ajuda a equilibrar as contas e a acompanhar de perto as finanças da loja.
Mas quando esse processo não é feito da forma correta, os erros acontecem. Aí o lojista precisa ir a fundo para descobrir o que está acontecendo e em qual etapa há falhas.
Talvez seja apenas uma simples falta de atenção dos operadores de caixa. Ou ainda por falta de conhecimento de técnicas de fechamento de caixa eficientes. Hoje isso não será mais um problema para você!
No texto a seguir vamos falar sobre esse tema crucial para a saúde financeira e operacional da sua loja.
O que é fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é processo em que todas as transações financeiras da loja, ou seja, as entradas e saídas de dinheiro são registradas. Em seguida, geralmente ao final do dia, é feita a conferência dos valores.
O saldo final precisa ser condizente com o valor esperado da soma de todos os registros de vendas, pagamentos recebidos no período e as despesas.
É importante não haver divergência dos valores. Caso contrário, houve erros ou algum tipo de fraude durante as operações do dia.
O controle preciso dessas contas facilita o fechamento de caixa e, consequentemente, a análise das vendas da loja.
Qual é a importância do fechamento de caixa?
O lojista e/ou a equipe responsável devem acompanhar as entradas e saídas de dinheiro regularmente. Isso garante que as vendas estejam alinhadas com as metas do negócio e saldo suficiente para manter o capital de giro.
As informações diárias de fluxo de caixa ajudam os varejistas acompanharem de perto o desempenho financeiro da loja. Com isso, fica mais fácil tomar decisões com base nos relatórios reais das transações.
O fechamento de caixa também auxilia em uma gestão financeira mais organizada, com as principais fontes de receita estabelecidas e áreas onde é possível economizar ou fazer novos investimentos.
Sem contar que os registros corretos permitem ao empreendedor cumprir as obrigações fiscais e tributárias, porque facilita a prestação de contas aos órgãos fiscalizadores.
Se o fechamento de caixa não for eficaz, é porque algo está indo errado por algumas situações:
- Erros financeiros;
- Desvio de dinheiro;
- Relatórios inconsistentes;
- Falta de registros ou documentação.
Muitas vezes acontece de o funcionário esquecer de registrar uma venda significativa durante o turno. O mesmo acontece com a quebra de caixa, aquelas retiradas de dinheiro não registradas.
Na hora de fechar as contas, fica a diferença significativa com o valor físico e o sistema financeiro. Cabe ao lojista oferecer a capacitação necessária para que os colaboradores possam executar bem a função.
Checklist de como fazer o fechamento de caixa
Agora vamos para a prática para garantir um fechamento de caixa correto. A seguir, apresentamos um checklist em 5 passos para que você aprenda bem rapidinho:
Passo 1: registre o saldo inicial
É preciso ter um ponto de partida, certo? Então, assim que iniciar o expediente, anote o saldo inicial do caixa.
Em seguida, organize todas as transações do dia. Isso pode incluir recibos, notas fiscais, registros de vendas, comprovantes de depósito e qualquer outra documentação relacionada à entrada e saída de dinheiro no dia.
Passo 2: contagem do dinheiro
Fechou o expediente? Hora de contar o dinheiro no caixa para garantir que a quantidade física corresponda ao valor registrado no sistema de ponto de venda. Não esqueça de contar todas as moedas e notas com precisão.
Na dúvida, repita a tarefa pelo menos mais uma vez para se certificar que contou certo o dinheiro.
Passo 3: confira todas as transações
Na terceira etapa do fechamento de caixa, some também os valores das outras transações como Pix, cartões de crédito e débito, etc. Além dos valores das vendas, faça a conferência das saídas de caixa como sangrias e devoluções.
É preciso considerar também os reforços que foram feitos ao longo do dia, principalmente aqueles valores para facilitar o troco. Tudo precisa ser devidamente registrado e contabilizado.
Passo 4: corrija os erros
Em caso de diferenças nos valores, investigue e corrija essas pendências antes de fechar o caixa.
Observe quando houver erro de registro e documente essa diferença para uma investigação mais cautelosa, se for o caso.
Passo 5: feche o Caixa
Depois de revisar os registros e garantir a precisão dos dados, feche o caixa e armazene o saldo final. Para um fechamento de caixa ainda mais preciso, faça um relatório detalhado constando:
- valor total das vendas;
- valor total do dinheiro físico no caixa;
- diferenças encontradas;
- aplicação das divergências.
É possível otimizar o fechamento de caixa?
A resposta é sim! O uso de sistemas informatizados pode ser uma grande ajuda para otimizar todo o processo.
Esses sistemas permitem o registro automático das transações, a emissão de relatórios detalhados, uma gestão precisa de pagamentos e de estoque, além de serem integrados a sistemas de gestão empresarial (ERP).
Além do mais tradicional sistema de PDV, o lojista também pode investir em softwares de gestão financeira com recursos de reconciliação de caixa e relatórios personalizados.
O treinamento atualizado de colaboradores que atuem diretamente com o fechamento de caixa também é essencial. Todos precisam entender os procedimentos corretamente e como esses sistemas funcionam.
Outra dica é realizar auditorias regulares para verificar os registros de caixa e identificar áreas de melhoria no processo.
Esperamos que essas orientações te ajudem a controlar com maior precisão as finanças da sua loja. E que também deem insights valiosos para tomar as melhores decisões.
Até a próxima!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.
