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Como montar um escritório? Do que vou precisar?

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Qualquer um que cria uma empresa ou um pequeno negócio precisa de um espaço para que todas as tarefas possam ser executadas de forma eficiente. Mas como montar um escritório do zero, sem esquecer de nenhum detalhe importante?

Seja para montar um escritório de marketing, advocacia, vendas ou para controlar a parte administrativa da sua empresa, você deve ficar atento a alguns detalhes de ergonomia e organização, que são essenciais para a saúde e o desempenho dos seus funcionários.

O Fala Mart separou algumas dicas e listas para facilitar a sua vida na hora de montar um escritório. Seguindo as sugestões, tenha um corporativo aconchegante, completo e bem equipado, para garantir total eficiência no seu novo ambiente de trabalho!

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Será que o seu espaço é o ideal para montar um escritório?

A primeira coisa que você precisa verificar é se terá espaço o suficiente para montar um escritório confortável para você e sua equipe.

Leve sempre em conta o espaço de 10m² a 15 m² como o ideal para escritórios individuais e fechados. Então, se você está abrindo uma empresa sozinho, essa metragem é ideal para trabalhar sem câimbras, ter um bom espaço para mobiliário e atender clientes com espaço de sobra.

Multiplique essa quantidade a cada nova pessoa que entrar, considerando um layout com escritórios fechados.

Em ambientes abertos, vai depender muito do seu layout e da quantidade de pessoas que você emprega. Normalmente são separados espaços de 5m² em mesas compartilhadas junto com um amplo espaço de circulação.

Não pense na reserva de espaço como desperdício. Lembre-se que ambientes reduzidos aumentam o risco de acidentes de trabalho e dificultam as rotas de fuga – que são um requerimento dos bombeiros para liberação de alvará de funcionamento e podem salvar vidas em casos de emergência.

Acústica

Montar um escritório vai além de acomodar mobília e pessoas em um espaço. Para organizar o ambiente ideal, você precisará olhar para as suas reais necessidades e começar a adequar o espaço que tem disponível.

Um exemplo são os escritórios que trabalham com criatividade ou pensamento estratégico. Neles, a concentração é matéria-prima, por isso, é necessário que esses espaços sejam localizados em vias mais calmas ou isolados acusticamente: a movimentação de fora não pode atrapalhar quem está de dentro.

Galpões com pé direito mais alto também costumam ter problemas com os sons do ambiente. Esses espaços ampliam ecos e vibrações, fazendo com que qualquer som se torne uma verdadeira perturbação para os trabalhadores, o que prejudica a produtividade.

Se já tem escritório montado e observa problemas de produtividade, analise se os sons do ambiente têm culpa do cartório. Se ainda vai montar o seu administrativo, adeque o espaço levando em conta a ergonomia sonora. Os resultados valem o planejamento.

Temperatura

A temperatura do local também deve ser considerada. Ambientes muito quentes precisam de canais de circulação de ar ou até mesmo ar-condicionado, assim como ambientes muito frios precisam de aquecedores e isolantes térmicos. Considere esses elementos no seu orçamento.

Iluminação

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Ninguém merece trabalhar em um ambiente escuro ou com o sol batendo diretamente nos olhos. Por isso, antes de montar um escritório, verifique as condições de iluminação de cada espaço, principalmente se for usar divisórias.

Sempre dê preferência para a iluminação natural e ajude a propagá-la com paredes brancas e divisórias de vidro, por exemplo. Caso a luz do dia não seja suficiente, certifique-se de colocar lâmpadas que aproximem a claridade do ambiente aos níveis de luminosidade amigáveis ao olhar humano. Observe também se a posição das luzes não vai interferir no reflexo das telas ou dos vidros.

Para garantir que a iluminação nova não sobrecarregue a rede, você pode utilizar transformadores para ajudar no processo e na qualidade da iluminação. Além disso, utilize disjuntores para garantir a segurança do ambiente e evitar acidentes de curto-circuito.

Como escolher o mobiliário certo para montar um escritório eficiente?

Depois de ter certeza de que o ambiente está adequado e aconchegante, chegou a hora de mobiliar o seu escritório novo. Nesse momento, você deve pensar na imagem que quer passar para os seus clientes e para os próprios trabalhadores da empresa.

Móveis mais claros tendem a passar a impressão de um ambiente aconchegante e mais “simpático”, enquanto os móveis escuros dão um ar mais “sério” ao lugar. Na sala de espera ou no hall de entrada, por exemplo, escolha sempre algo mais claro ou até mesmo colorido, para deixar o ambiente descontraído e evitar a tensão do visitante.

Recepção

A recepção é a parte do seu escritório que mais receberá pessoas e que precisa ter um espaço de movimentação e trabalho bem confortáveis.

Você pode separar uma área para o hall de entrada, uma para a espera – com um jogo de sofá e uma bancada de centro – e uma mesa grande e espaçosa para quem ficará como recepcionista.

Os funcionários da recepção são sempre aqueles que recebem correspondências e malas diretas, marcam e desmarcam reuniões e acumulam várias funções. Uma mesa pequena pode se encher rápido e a eficiência do trabalho só diminui com a bagunça. Por isso, separe uma mesa grande com gavetas e um computador com, no mínimo, duas telas para que eles trabalhem.

Prefira colocar a mesa sempre em um ângulo de 90° em relação à janela e evite mesas de vidro para não ter reflexos na tela ou as possíveis distrações no trabalho.
Para a recepção, você vai precisar de:

Workroom ou salão de trabalho

Se a sua ideia é montar um local de trabalho onde todos os funcionários podem ficar juntos e trocar experiências, o workroom é o ideal.

Nesse caso, você precisará calcular o espaço para que toda a equipe possa estar integrada e, ao mesmo tempo, dividir o ambiente em setores para facilitar a comunicação.

Para isso, o ideal é que se tenham estações de trabalho centralizadas na sala e não perto das paredes, com divisórias pequenas ou de vidro.

As mesas devem ser espaçosas e com gavetas, para que cada funcionário possa guardar seus pertences ou documentos de trabalho mais perto das mãos, evitando o acúmulo de escaninhos pelo ambiente.

Máquinas de impressão e xerox devem ficar localizadas em um local neutro da sala, para que ninguém seja interrompido.

Para o workroom, você vai precisar de:

  • estações de trabalho com divisórias, de acordo com o seu número de funcionários;
  • cadeiras de escritório adaptáveis, de acordo com o número de funcionários;
  • telefones;
  • computadores desktops ou notebooks, com uma ou duas telas;
  • máquina de impressão e xerox;
  • escaninhos, se forem necessários.

Sala de reuniões

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As melhores salas de reuniões são aquelas em que os funcionários podem ficar em círculo. Assim, você estimula a interação e a participação igualitária de todos os presentes.

Prefira sempre mesas mais claras, como mesas de vidro, com cadeiras confortáveis e implemente um sistema audiovisual para quando for necessário.

Tenha ao seu alcance um frigobar com água fresca para os convidados que estiverem em reunião.

Para a sala de reuniões, você vai precisar de:

Sala do chefe

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Se ao montar um escritório, você precisar de uma sala separada dos outros funcionários, prefira fixar um espaço mais funcional para você.

Muitas vezes, os chefes precisam de espaços amplos, com capacidade para receber clientes e guardar materiais. Sempre dê preferência para as mesas maiores e cadeiras confortáveis. Afinal, você pode precisar passar longas horas nesse ambiente.

Tenha também uma mesa adicional, onde você pode colocar itens de recepção, como água e café.

Para montar uma sala de chefia você vai precisar de:

Copa e cozinha

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Nenhum escritório funciona bem se não existir um local onde os funcionários possam fazer suas refeições e uma pausa. O descanso é necessário para um bom rendimento e, quando acompanhado de um lanche, pode dar energia a mais para o trabalhador.

Por isso, ao montar um escritório tenha em mente uma cozinha funcional e uma copa aconchegante. Se possível, ofereça um espaço para que o colaborador possa até mesmo tirar um cochilo, pois isso pode fazer uma diferença enorme na produtividade.

Para montar uma cozinha, você vai precisar de:

Para montar uma copa confortável, você vai precisar de:

  • mesa com, no mínimo, 6 lugares;
  • sofá;
  • puffs, redes, colchonetes ou poltronas reclináveis podem ser uma ótima ideia!

Além da estrutura física, o que mais vou precisar para montar um escritório?

Montar um escritório quer dizer que você também vai precisar se preocupar com materiais de escritório, limpeza, manutenção etc. Seja uma lâmpada extra ou folhas de papel, você precisará ficar atento aos detalhes, para não faltar nada no seu estoque.

Tenha sempre ao alcance das mãos os materiais elétricos que são de extrema necessidade para o funcionamento diário de um escritório. Deixe guardadas algumas extensões de tomadas e lâmpadas, que podem ser necessárias em um momento de emergência.

Lembre-se que os materiais de trabalho devem ser oferecidos pelo empregador. Então, itens de escritório, como folhas, grampeadores, canetas, lápis, cadernos, elásticos e tintas de impressora também devem fazer parte da sua lista de compras.

Alguns itens de limpeza e manutenção também não devem ficar de fora da sua lista de compras. Utensílios como vassouras, rodos, mangueiras, sacos de lixo, pá de lixo, lixeiras, bebedouros, produtos de limpeza, copos, pratos, talheres, garrafas de café, canecas, xícaras, potes e mantimentos, devem ser adicionados ao carrinho.

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