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Como montar um escritório? Do que vou precisar?

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Todo mundo que monta uma empresa ou um pequeno negócio precisa de espaço. Quanto mais confortáveis estiverem os funcionários, melhor será a performance e menos problemas você terá. Mas como montar um escritório do zero, sem esquecer de nenhum detalhe importante e ainda por cima alinhando conforto máximo e gastos mínimos?

 

O Fala Mart separou algumas dicas e listas para facilitar a sua vida na hora de montar um escritório. Seguindo as sugestões, tenha um corporativo aconchegante, completo e bem equipado para garantir total eficiência no seu novo ambiente de trabalho!

Foto de escritório simples, de paredes brancas, com janelas ao fundo

O espaço ideal para montar um escritório

A primeira coisa que você precisa verificar é se terá espaço o suficiente para montar um escritório confortável para você e sua equipe.

Leve sempre em conta o espaço de 10m² a 15m² como o ideal para escritórios individuais e fechados. Então, se você está abrindo uma empresa sozinho, essa metragem é ideal para trabalhar sem câimbras, ter um bom espaço para mobiliário e atender clientes com espaço de sobra.

Em ambientes abertos, vai depender muito do seu layout e da quantidade de pessoas que você emprega. Normalmente são separados espaços de 5m² em mesas compartilhadas junto com um amplo espaço de circulação.

Não pense na reserva de espaço como desperdício ao montar um escritório. Lembre-se que ambientes reduzidos aumentam o risco de acidentes de trabalho e dificultam as rotas de fuga – que são um requerimento dos bombeiros para liberação de alvará de funcionamento e salvam vidas em casos de emergência.

Acústica

Montar um escritório vai além de acomodar mobília e pessoas em um espaço. Para organizar o ambiente ideal, você precisará olhar para as suas reais necessidades e começar a adequar o espaço que tem disponível.

Um exemplo são os escritórios que trabalham com criatividade ou pensamento estratégico. Neles, a concentração é matéria-prima, por isso, é necessário que esses espaços sejam localizados em vias mais calmas ou isolados acusticamente: a movimentação de fora não pode atrapalhar quem está dentro.

Galpões com pé direito mais alto também costumam ter problemas com o som ambiente. Esses espaços ampliam ecos e vibrações, fazendo com que qualquer barulho perturbe os trabalhadores, o que prejudica a produtividade.

Se já tem escritório montado e observa problemas de produtividade, analise se os sons do ambiente têm culpa do cartório! Se ainda vai montar o seu administrativo, adeque o espaço levando em conta a ergonomia sonora. Ao montar um escritório, fique atento aos sons que vêm da rua, dos outros andares e veja como ele se propaga no ambiente. Os resultados valem o planejamento.

Temperatura

A temperatura do local também deve ser considerada. Ambientes muito quentes precisam de canais de circulação de ar ou ar-condicionado, assim como locais muito frios precisam de aquecedores e isolantes térmicos. Considere esses elementos ao montar um escritório para não ter problemas depois.

Iluminação

Escritório bem iluminado com grandes janelas. Homem sentado à mesa.

Ninguém merece trabalhar em um ambiente escuro ou com o sol batendo diretamente na mesa. Por isso, antes de montar um escritório, verifique as condições de iluminação de cada espaço, principalmente se for usar divisórias.

Sempre dê preferência para a iluminação natural e ajude a propagá-la com paredes brancas e divisórias de vidro, por exemplo. Caso a luz do dia não seja suficiente, certifique-se de colocar lâmpadas que aproximem a claridade do ambiente aos níveis de luminosidade amigáveis ao olhar humano. Observe também se a posição das luzes não vai interferir no reflexo das telas ou dos vidros.

Para garantir que a iluminação nova não sobrecarregue a rede, você pode utilizar transformadores para ajudar no processo e na qualidade da iluminação. Além disso, utilize a quantidade correta de disjuntores na voltagem adequada para garantir a segurança do ambiente e evitar acidentes de curto-circuito.

Como escolher o mobiliário certo para montar um escritório eficiente?

Depois de ter certeza de que o ambiente está adequado e aconchegante, chegou a hora mais importante ao montar um escritório: o mobiliário. Nesse momento, você deve pensar na imagem que quer passar para os seus clientes e para os próprios trabalhadores da empresa.

Móveis mais claros tendem a passar a impressão de um ambiente aconchegante e mais “simpático”, enquanto os móveis escuros dão um ar mais “sério” ao lugar. Na sala de espera ou no hall de entrada, por exemplo, escolha sempre algo mais claro ou até mesmo colorido, caso esse seja o perfil da sua empresa, para deixar o espaço descontraído e evitar a tensão do visitante.

Recepção

A recepção é a parte do seu escritório que mais receberá pessoas e que precisa ter um espaço de movimentação e trabalho bem confortáveis.

Você pode separar uma área para o hall de entrada, uma para a espera – com um jogo de sofá e uma bancada de centro – e uma mesa grande e espaçosa para quem ficará como recepcionista.

Os funcionários da recepção são sempre aqueles que recebem correspondências e malas diretas, marcam e desmarcam reuniões e acumulam várias funções. Uma mesa pequena pode se encher rápido e a eficiência do trabalho só diminui com a bagunça. Por isso, separe uma mesa grande com gavetas e um computador com, no mínimo, duas telas para que eles trabalhem.

Prefira colocar a mesa sempre em um ângulo de 90° em relação à janela e evite mesas de vidro para não ter reflexos na tela ou as possíveis distrações no trabalho.

Para a recepção, você vai precisar de:

Estações de trabalho

É onde a mágica acontece! Em empresas mais tradicionais, cada colaborador que exerce uma função estratégica trabalha em um escritório individual. Mas o mais comum no Brasil é a separação de uma grande área com cubículos, cada um deles ocupado por um ou no máximo dois colaboradores. Esses espaços também precisam de atenção à ergonomia e dos produtos para escritório certos.

Essa é a parte mais importante ao montar um escritório. Você precisa de pessoas trabalhando com uma produtividade alta, então as ferramentas que elas precisam devem estar sempre ao alcance.

E além disso, a maior parte do dia do colaborador vai ser gasta nesse espaço. Quanto mais interessante ele for, melhor será sua produtividade.

Fala, Mart!

Impressoras e xerox devem ficar localizadas em um local neutro da sala, para que ninguém seja interrompido no momento em que elas forem usadas. Por isso, deixe-as próximas do centro da sala!

Para montar um escritório principal, você vai precisar de:

Sala de reuniões

Reunião com equipe em sala grande e bem iluminada

As melhores salas de reuniões são aquelas em que os funcionários podem ficar em círculo. Assim, você estimula a interação e a participação igualitária de todos os presentes.

Prefira sempre mesas mais claras, como mesas de vidro, com cadeiras confortáveis e implemente um sistema audiovisual para quando for necessário.

Tenha ao seu alcance um frigobar com água fresca para os convidados que estiverem em reunião.

Para a sala de reuniões, você vai precisar de:

Sala do chefe

Escritório individual acarpetado com sofá, poltronas, televisão e mesa de trabalho

Se ao montar um escritório você precisar de uma sala separada dos outros funcionários, é melhor reservar um espaço mais funcional pra você.

Muitas vezes, os chefes precisam de espaços amplos, com capacidade para receber e impressionar os clientes. Sempre dê preferência para as mesas maiores e cadeiras confortáveis. Afinal, você pode precisar passar longas horas nesse ambiente.

Tenha também uma mesa adicional, onde você pode colocar itens de recepção, como água e café.

Para montar uma sala de chefia você vai precisar de:

Copa e cozinha

ambiente clean e iluminado, composto por uma mesa redonda e quatro cadeiras

Nenhum escritório funciona bem se não existir um local onde os funcionários possam fazer suas refeições e uma pausa. O descanso é necessário para um bom rendimento e, quando acompanhado de um lanche, adiciona muito mais energia no trabalho.

Por isso, ao montar um escritório, tenha em mente uma cozinha funcional e uma copa aconchegante. Se possível, ofereça um espaço para descanso, com puffs confortáveis e sofás.

Para montar uma cozinha, você vai precisar de:

Para montar uma copa confortável, você vai precisar de:

  • mesa com, no mínimo, 6 lugares;
  • sofá;
  • puffs, redes, colchonetes ou poltronas reclináveis podem ser uma ótima ideia!

Além da estrutura física, o que mais vou precisar para montar um escritório?

Montar um escritório quer dizer que você também vai precisar se preocupar com materiais de escritório, limpeza, manutenção etc. Seja uma lâmpada extra ou folhas de papel, você precisará ficar atento aos detalhes, para não faltar nada no seu estoque.

Tenha sempre ao alcance das mãos os materiais elétricos que são de extrema necessidade para o funcionamento diário de um escritório. Deixe guardadas algumas extensões de tomadas e lâmpadas, que podem ser necessárias em um momento de emergência.

Lembre-se que os materiais de trabalho devem ser oferecidos pelo empregador. Por isso, itens de escritório, como folhas, grampeadores, canetas, lápis, cadernos, elásticos e tinta de impressora também devem fazer parte da sua lista de compras.

Alguns itens de limpeza e manutenção também não devem ficar de fora da sua lista de compras. Utensílios como vassouras, rodos, mangueiras, sacos de lixo, pá de lixo, lixeiras, bebedouros e produtos de limpeza devem ser adicionados ao carrinho.

“Já tenho um escritório, agora quero é expandir!”

Montar um escritório é uma etapa importante quando você está começando um novo negócio ou mudando de sede. O processo envolve investimentos significativos, mas não pense que o trabalho termina quando as portas são abertas.

Além da manutenção necessária para manter tudo funcionando – com mix corporativo adequado sendo comprado todo mês – quem planeja expandir sua operação com novos colaboradores também se beneficia bastante de algumas dicas para montar um escritório de maneira eficiente.

Dá pra crescer e manter a mesma estrutura, mas alguns ajustes e cuidados são necessários para que o ambiente continue confortável para todos. Também dá pra crescer mudando tudo, mas nesse caso você vai precisar ficar ainda mais atento.

Veja as próximas dicas sobre como montar escritório e veja o que fazer para expandir o espaço que você já tem.

Escritório com mesas e cadeiras brancas

Como avaliar a estrutura do novo escritório?

Nem sempre vai ser possível realizar grandes reformas ou trocar de ambiente a cada entrada de novos colaboradores. É inviável, caro e até desnecessário em boa partes dos casos. Mas isso não pode servir de desculpa para montar um escritório pequeno e deixar a equipe sofrendo com o espaço.

Chegou a hora de expandir? Então o primeiro passo para montar um escritório novo deve ser avaliar o espaço disponível antes de contratar os novos funcionários, para evitar a confusão de ter novatos ocupando o ambiente sem uma estação de trabalho adequada.

Descubra o que fazer!

Sistematizar é a solução

Pessoas reunidas em um escritório

Para facilitar o processo de montar um escritório, comece com uma lista de todo material que cada colaborador precisa, desde a cadeira até os equipamentos de informática, e cheque a disponibilidade dos produtos para escritório antes de formalizar a contratação.

Se precisar investir em itens novos, não deixe de considerar o custo adicional que cada pessoa nova representará durante o processo de decisão.

Além dos materiais, pense no espaço físico que os colaboradores ocupam e na melhor forma de organizá-los na área disponível. Lembra da nossa regrinha de ouro? Para escritórios individuais, o recomendado é uma área de 10m² a 15m²; em ambientes coletivos devem ser separados 5m² por pessoa, além de amplo espaço de circulação.

Ergonomia e segurança no trabalho, qual a relação?

As normas de segurança do trabalho são exigências legais que devem ser cumpridas para garantir a integridade dos colaboradores contra acidentes ergonômicos e ambientais, e quem não levar isso em conta na hora de montar um escritório está sujeito a multas e processos trabalhistas.

Se a sua empresa trabalha com mais de 20 funcionários celetistas – de carteira assinada – então você precisa de uma CIPA constituída de representantes dos colaboradores e da diretoria. Ela é uma Comissão Interna que regulamenta a Segurança do Trabalho no escritório, que está principalmente relacionada à ergonomia nesse caso.

Há uma série de regulamentações sobre a ergonomia em escritórios que regulam o espaço que o colaborador deve utilizar e aos equipamentos que ele utiliza. Além disso, é responsabilidade da CIPA sinalizar os riscos que cada equipamento traz em empresas maiores.

A Segurança do Trabalho não pode ser ignorada de jeito nenhum! Mas como o assunto é extenso, dê uma olhada nesse link que tem tudo o que você precisa saber sobre suas recomendações.

Expanda sua equipe gastando menos: tendências em escritórios

Então já entendemos como expandir o escritório. É necessário:

  • Avaliar a metragem da sua estrutura;
  • Entender quais serão seus gastos com equipamentos;
  • Ler e entender as normas de segurança do trabalho;
  • Acomodar os colaboradores e avaliar seu conforto constantemente.

Mas e se existirem outras maneiras de expandir a equipe que não necessariamente implicam na criação de novos escritórios individuais? Melhor ainda: e se você aumentasse sua equipe sem nem precisar mudar nada na sua estrutura?

Isso é possível seguindo as novas tendências arquitetônicas do local de trabalho, o open office e o home office. Saiba mais:

Open office é tendência!

Open office são escritórios de plano aberto, sem divisórias. Sinônimo de modernidade corporativa, eles favorecem uma dinâmica de trabalho mais integrada e colaborativa, além de ser uma solução para a falta de espaço que cada vez mais empresas enfrentam.

Escritório em plano aberto

É possível montar um escritório nesse estilo mesmo se o imóvel não for um galpão sem divisórias. Pessoas de funções afins podem dividir a mesma sala e é possível até agrupar vários colaboradores em uma mesa ou bancada, de preferência acoplada na parede.

Deixe as salas individuais reservadas para atendimento ao cliente e para quem realiza funções sensíveis, que exigem maior privacidade.

Outra vantagem do open office é que ele permite que os produtos para escritório sejam compartilhados de maneira mais prática. Uma impressora multifuncional pode ser dividida entre vários colaboradores, e dependendo da dinâmica de empresa até mesmo os aparelhos de telefone podem ser restringidos a um por sala ou mesa.

Dê uma chance ao home office

Em alguns casos não dá mesmo para aumentar o escritório. A solução aqui é aproveitar as facilidades oferecidas pela tecnologia e estabelecer alguns rodízios de home office. É possível até mesmo manter colaboradores trabalhando exclusivamente de maneira remota.

Segundo pesquisa da SAP, consultoria especializada em RH, só em 2018 o número de empresas que passaram a oferecer home office cresceu em 50%. E outros números de pesquisas independentes apontam para um aumento considerável na produtividade dos colaboradores que trabalham em casa.

Montar um escritório para mais pessoas pode significar então organizar um esquema para que o trabalho seja feito à distância. O mais importante é garantir eficiência na comunicação, que pode ser feita facilmente com plataformas em nuvem e softwares de comunicação organizacional como Slack e Trello.

Ganha-se em espaço e também em dinheiro, já que os gastos para a manutenção de um funcionário alocado são menores que de um profissional remoto. O home office também é vantajoso para eles, já que permite maior flexibilidade e comodidade.

Independente de qual for o seu caso, na hora de montar um escritório não se esqueça de conferir o mix corporativo do Martins.com.br, onde você encontra todo tipo de material para deixar seu ambiente de trabalho mais moderno e acolhedor!

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