Toda loja precisa de um espaço para alocar o administrativo. Ou até mesmo a sua sala. Mas como montar um escritório confortável e funcional ainda que com pouco espaço?
Uma área de escritório é muito importante para manter a parte burocrática organizada e para recepcionar os representantes comerciais e fornecedores. Afinal, nem só de balcão de vendas, armazém e estoque vive o varejo.
Se você tem dúvidas de como montar um escritório para o seu negócio, o blog de hoje é para você! Vamos comentar seis dicas para te ajudar a começar do zero, priorizando as necessidades da empresa.
1. Planeje a longo prazo
O primeiro passo, antes mesmo de contratar um arquiteto se essa for a sua intenção, é projetar os objetivos da sua loja a longo prazo. O que você espera do espaço? Como montar um escritório que atenda às necessidades do meu negócio? A sala será exclusiva minha ou será compartilhada?
Se questione sobre isso e vá tomando nota das análises para conseguir identificar a relevância de um escritório para a sua empresa. Importante ainda considerar os planos futuros do negócio para que o projeto arquitetônico seja adequado para atender as suas demandas lá na frente.
2. Não fuja do orçamento
É muito comum uma obra exceder o orçamento durante a execução. Mas tome cuidado para que isso não seja um problema sério para você e as finanças da loja.
Quando for estimar os gastos para montar o escritório, considere uma margem de investimento para não ser pego de surpresa no meio do processo. Não exceda ao que for orçado e estimado.
Conste em seu planejamento financeiro um valor máximo de gasto e todos os custos da construção. Se for necessário, readéque o projeto e veja o que pode ser feito para evitar gastos extras.
3. Estude o espaço
Agora vamos começar a parte prática do processo de como montar um escritório do zero. Com o planejamento iniciado, hora de começar a pensar a sala como um todo. O espaço estando vazio fica mais fácil de vislumbrar o futuro escritório e como ele será composto.
Após todas as medições, comece a esboçar o que você pretende fazer na sala e como o escritório vai funcionar. Hora de chamar um profissional especializado, de design e arquitetura, para te ajudar a melhorar a ideia.
4. Iluminação e cores
O projeto de iluminação demanda muita atenção. A luminosidade do escritório pode afetar no rendimento profissional e na saúde oftalmológica dos colaboradores. Por isso, na hora de montar o escritório pensa em como ele será iluminado.
Priorizar a luz natural, com janelas e frestas amplas é o ideal. Caso não seja viável por causa da estrutura do imóvel, a saída é apostar em lâmpadas de LED, por serem mais sustentáveis, duradouras e menos nocivas à saúde.
A paleta de cores do escritório pode influenciar também na iluminação. Por exemplo, paredes brancas e divisórias de vidro ajudam a propagar a luz natural pelo ambiente. Mas nem tudo precisa ser monocromático.
O seu escritório pode ter um toque de personalidade com as cores da marca. A dica é evitar cores muito escuras para garantir que o ambiente fique aconchegante, agradável e harmonioso.
5. Pense em segurança e acessibilidade
Dois temas que precisam fazer parte do escritório. Não dá para ter um ambiente bonito e confortável se ele não for seguro e acessível para todos que precisam frequentar o ambiente. Além disso, se você não projetar uma estrutura corporativa que seja segura de acordo com a legislação local, você terá problemas em conseguir as licenças para funcionar, em especial o Auto de Vistoria dos Corpo de Bombeiros (ACVB).
6. Providencie o mobiliário
Como montar um escritório ergonômico e confortável? Escolhendo bem a mobília do ambiente. Mais do que móveis bonitos, você precisa de móveis funcionais.
A escolha do mobiliário deve considerar a imagem que você pretende passar para os trabalhadores e clientes. Por exemplo: móveis claros tendem a remeter a um ambiente aconchegante e clean. Os mais escuros dão um tom de seriedade e formalidade ao espaço.
A seguir, preparamos uma lista de mobiliário essencial para cada parte da empresa, considerando um escritório de médio a grande porte.
Recepção
- Mesa grande de escritório;
- Cadeira adaptável de escritório;
- Sofá ou poltrona;
- Mesa de centro ou porta revistas;
- Computador desktop e monitor;
- Telefone
Estações de trabalho
- Cadeiras de escritório adaptáveis;
- Telefone;
- Computadores desktop ou notebook
- Impressoras multifuncionais;
Sala de reuniões
- Mesa de vidro, com lugar para 10 pessoas ou mais;
- Cadeiras confortáveis e acolchoadas;
- Televisão para apresentações;
- Projetor;
- Armário de canto para guardar materiais de escritório e equipamentos;
- Telefone
Sala do chefe
- Mesa grande e de canto;
- Cadeira de escritório adaptável;
- Cadeiras de visita;
- Frigobar;
- Armário;
- Televisão;
- Computador
- Impressora;
- Telefone
Copa e cozinha
- Geladeira;
- Micro-ondas;
- Fogão;
- Armário de cozinha com gavetas;
- Pia;
- Utensílios de cozinha;
- Mantimentos básicos, como pó de café, bolachas etc.
- Xícara;
- Copo;
- Prato;
- Talher;
- Garrafa térmica;
- Mesa com, no mínimo, 6 lugares;
- Sofá ou poltrona
Como montar um escritório: para além da estrutura física
Escritório construído, hora de equipá-lo. Além de se preocupar com a estrutura física e o mobiliário, você vai precisar organizar os itens básicos para manter o escritório em pleno funcionamento.
As empresas, em razão da alta demanda, precisam manter um estoque básico de material de escritório e outros itens para que as atividades não se suspendam por causa de uma simples falta de insumo, que poderia ser evitada.
Por isso, tenha sempre guardadas algumas extensões de tomadas e lâmpadas extras para reposição ou em um momento de emergência.
Não se esqueça dos itens de escritório como papel sulfite, grampeadores, canetas, lápis, caderno, clips, elástico etc.
Produtos de limpeza e manutenção também não devem ficar de fora da sua lista de compras. Aposte em utensílios como vassoura, rodo, mangueira, saco de lixo, pá de lixo, lixeira e itens de limpeza em geral.
Tome nota!
O espaço ideal para montar um escritório é aquele que seja confortável de se estar. A sala deve ter entre 10m² a 15m² no mínimo para escritórios individuais para que você tenha espaço o suficiente para trabalhar.
Em locais abertos, ao menos 5m² precisam ser reservados por trabalhador e com uma ampla área para livre circulação. Mas não se esqueça: não basta uma superestrutura, o clima também interfere muito.
Aproveite para fazer campanhas de incentivo entre os colaboradores para que o seu escritório seja um lugar bem bacana de se trabalhar.
Até a próxima!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.
