Mesmo com toda a tecnologia disponível atualmente, saber como fazer controle de estoque manual é uma habilidade útil, principalmente para os pequenos comerciantes. Gerir o estoque por conta própria pode até dar um pouco de trabalho, mas também dá muito mais controle sobre suas operações e segurança para investir.
Uma boa gestão faz toda a diferença no desempenho do negócio e não é à toa que existe aquele ditado que é o olhar do dono que engorda o gado. Saber como fazer controle de estoque manual é uma das formas de praticar esse olhar diferenciado e garantir mais lucros.
Quer um exemplo? A gestão do estoque te dá um conhecimento privilegiado sobre o que entra e o que sai da loja e, consequentemente, sobre o comportamento dos clientes. Sistemas podem ser bons em números, mas esses insights, essenciais para as estratégias de venda só tem quem vive e participa ativamente do cotidiano da loja.
Ficou interessado? Então siga nossos passos e aprenda como fazer controle de estoque manual. Garantimos que é muito mais simples do que você pensa!
Como fazer controle de estoque manual: padronização
Se formos resumir o controle de estoque em apenas uma operação, ela seria o controle da entrada e saída dos produtos. Viu como a palavra controle se repete por aqui? Não é por acaso.
O segredo de como fazer controle de estoque manual está, antes de tudo, no estabelecimento de regras rígidas que vão ditar como será feita a administração dos insumos. Portanto, comece estabelecendo um protocolo que dite como será feita a movimentação interna das mercadorias.
Isso pode ser feito por meio de fichas que serão preenchidas sempre que um item entrar ou sair do estoque. Ela deve ser assinada pelo colaborador que fizer a retirada e ao final do dia ou da semana alguém deve ficar responsável por atualizar as quantidades de cada produto.
Esse inventário periódico deve ser compartilhado com o setor financeiro, para constar no orçamento das próximas compras e evitar gastos não planejados ou desnecessários.
Registre seus produtos
Para registrar e classificar suas mercadorias em estoque, grandes empresas usam códigos barras e classificações complexas, um procedimento necessário quando se trabalha com um grande volume de itens. Quem deseja fazer controle de estoque manual não precisa ir tão longe, mas não dá pra abrir mão do esforço inicial de registrar adequadamente os produtos.
Tudo que estiver no armazém deve ser cadastrado. As fichas devem conter algumas características básicas como a quantidade de cada item e, no caso de produtos perecíveis, a data de validade. A validade, aliás, é um excelente critério de organização para determinar o que deve ser priorizado na hora de colocar as mercadorias na prateleira.
Também é interessante classificar os produtos pelo tipo de uso ou diferentes categorias da loja. No caso dos restaurantes, matérias primas devem ficar separadas dos itens para consumo imediato; alimentos separados do resto; produtos para consumo interno, como material de limpeza, devem ter seu espaço separado.
Para facilitar, você pode estabelecer um código para cada tipo de produto ou então diferenciá-los por etiquetas coloridas. Caso use planilhas digitais, lembre-se de incorporar a sistematização no registro.
Planeje suas compras
Um dos motivos para aprender como fazer controle de estoque manual é gerir melhor as compras e encontrar as melhores oportunidades na hora de abastecer o negócio. Para que isso aconteça, você deve primeiro analisar a velocidade de saída dos produtos até chegar na quantidade adequada de cada item.
Em seguida, determine qual a quantidade mínima e máxima que cada mercadoria pode atingir no estoque. Esse limite mínimo deve ser atingido antes que novos pedidos sejam abertos e é um parâmetro importante para que não sejam feitas aquelas compras de última hora, que desequilibram o orçamento – o que pode prejudicar muito os negócios menores.
Já o limite máximo evita que compras desnecessárias sejam feitas só porque parecem vantajosas na hora, mas que pode te deixar com mercadorias encalhadas depois.
Use ferramentas a seu favor
Quem opta por práticas comerciais que não envolvem sistemas automatizados, como fazer controle de estoque manual, não precisa abrir mão de todo tipo de apoio tecnológico. Gerir o estoque manualmente não é sinônimo de realizar o processo de maneira completamente analógica.
Algumas ferramentas simples, como as planilhas do Excel ou as oferecidas pelo Google Drive, podem ser excelentes aliadas – alguns serviços já contam até com modelos prontos para essa finalidade.
Manter o controle de estoque informatizado é uma garantia de segurança contra perdas, sejam elas acidentais ou criminosas. Já imaginou perder todo o seu controle de estoque feito no papel? Pior ainda se alguém decidir roubar essas informações para obter vantagem própria.
As planilhas podem ser facilmente compartilhadas entre membros da equipe e permitem uma integração das informações, um dos segredos de como fazer controle de estoque manual de maneira eficiente.
Quer mais dicas práticas de como gerenciar seu negócio? Confira nosso guia da boa gestão e evite saias justas!
