Modelos de relatórios são ferramentas importantes para gerir qualquer negócio, em especial, os pequenos e médios varejos.
Nem sempre é viável contar com tecnologia de ponta. Então, essas ferramentas ajudam a visualizar dados financeiros, acompanhar o desempenho de vendas, gerenciar os colaboradores e os demais processos operacionais da loja.
Com eles, o varejista consegue obter informações claras e objetivas que facilitam a tomada de decisões estratégicas como, por exemplo, permitindo o acompanhamento das vendas e a identificação de áreas da loja que precisam de ajustes.
Hoje nós vamos conversar sobre a importância dos relatórios e aproveitamos para indicar os principais modelos de relatórios para ajudar no dia a dia do seu negócio.
O que são relatórios empresariais?
Os relatórios empresariais são documentos que organizam e apresentam dados e informações sobre algum aspecto ou setor do negócio. Esses relatórios podem cobrir áreas como vendas, estoque, finanças, desempenho de funcionários, resultados de campanhas de marketing etc.
Quando os dados são precisos e organizados, o gestor consegue fazer uma análise detalhada do que está acontecendo na empresa. A partir daí, encontrar os pontos de melhoria ou evidenciar as oportunidades para crescimento.
Um relatório completo deve seguir uma estrutura que facilite a compreensão. Para isso, devem contar com uma estrutura que apresente as seguintes indicações:
- Título: indica o tema do relatório
- Sumário: facilita a navegação entre as seções
- Introdução: contextualiza o escopo e objetivos do relatório
- Indicadores: métricas quantitativas para avaliar o desempenho
- Resultados: destaques e implicações práticas dos dados
- Considerações: recomendações e ações futuras com base nos dados
A partir dessas informações, os modelos de relatórios podem ser adaptados conforme a necessidade e os objetivos com as informações coletadas.
Ferramenta de rotina
Muitas vezes, a loja só precisa de um monitoramento mais detalhado para se tornar competitiva no mercado. Ao recorrer a modelos de relatórios, o lojista consegue se adaptar para acompanhar melhor os resultados do negócio.
Embora muitos varejistas não invistam em tecnologias avançadas, os relatórios podem ser a chave para garantir que o negócio siga em uma direção mais confiável e, por que não, lucrativa.
O ideal é manter modelos de relatórios pré-prontos para facilitar o dia a dia, fazendo com que essas compilações de informação sejam rotineiras.
Além de ajudar na tomada de decisões à base de dados, os relatórios podem indicar o andamento das vendas, gestão de estoque, bem como as movimentações financeiras da empresa.
Os modelos de relatórios ainda são importantes porque ajudam o lojista a entender o que entra e sai de dinheiro do caixa, quais estão sendo os lucros, margens e despesas. Dessa forma, fica mais fácil controlar as finanças.
Outra vantagem é que os relatórios ajudam a identificar erros e inconsistências, desde falhas financeiras, prevenindo problemas maiores e reduzindo os erros operacionais como no caso de excesso de compra ou ruptura de itens.
4 modelos de relatórios para o varejo
Para que a gestão de loja seja eficiente, o varejista precisa adotar relatórios que cobrem as principais áreas do negócio. Entre todos os modelos de relatórios para o varejo, quatro são muito importantes para aplicar.
Vamos conhecer melhor cada um deles com alguns modelos de relatórios como sugestão.
1. Relatórios de vendas
Os relatórios de vendas são um dos mais importantes porque permite entender o desempenho de produtos e categorias dentro da loja.
Normalmente, um relatório de vendas inclui um resumo do período de acompanhamento, os indicadores de desempenho de cada categoria e produto, além de comparação com as metas, ou seja, os resultados reais com as metas estabelecidas.
Exemplo:
Período: [data de início] a [data de término]
Resumo: [métricas que o relatório trará]
Indicador Valor
Total de Vendas (R$) [Total]
Número de Pedidos [Total pedidos]
Ticket Médio (R$) [Ticket médio]
Produtos Vendidos [Total produtos]
Devoluções/Cancelamentos [Total devoluções]
Melhor Dia de Vendas [Data] – [Valor]
Agora, se você precisa redesenhar essas métricas para ter acesso a indicadores por categoria, produtos, canal de atendimento, entre outras, vai precisar afunilar mais o seu relatório.
Por fim, basta fazer a análise e as considerações finais:
- Dias de maior volume de vendas
- Produtos com maior margem de lucro
- Comentários sobre pontos de melhoria
2. Relatórios de estoque
A gestão de estoque demanda um acompanhamento minucioso e os relatórios são essenciais para identificar, de forma precisa, a quantidade de produtos em estoque, itens com baixa rotação, produtos em excesso e mercadorias que estão próximas do vencimento.
Um bom modelo de relatórios de estoque precisa contabilizar um resumo geral com o valor total de produtos em estoque, excessivo, ou fora de estoque. Em seguida, é importante subcategorizar essas relações, por exemplo:
Indicador [Valor]
Valor Total do estoque [Valor]
Quantidade total de itens [Total itens]
Produtos com baixo estoque [Total produtos]
Itens com estoque excessivo [Total produtos]
Produtos fora de estoque [Total produtos]
Após encontrar essas métricas, faça a análise e veja o que é preciso para otimizar o estoque. Negociar a reposição de produtos em falta? Criar ofertas para escoar itens?
3. Relatórios financeiro
Os relatórios financeiros são essenciais para monitorar a saúde econômica da empresa, porque, a partir deles, é possível ter uma visão mais clara dos resultados financeiros e indicadores que auxiliam na tomada de decisões.
Esse modelo de relatório vai variar muito de empresa para empresa e é importante contar com uma assessoria contábil e administrativa para que nenhum número seja anotado incorretamente.
Mas, a estrutura típica de um relatório financeiro inclui:
- Balanço patrimonial: reflete a situação financeira da empresa em um momento específico, mostrando ativos, passivos e patrimônio líquido
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): um resumo das operações financeiras em um período, detalhando receitas, despesas e o lucro ou prejuízo líquido
- Fluxo de caixa: movimentações de caixa ao longo de um período de análise
4. Relatórios de desempenho
O desempenho dos funcionários no varejo tem um impacto direto nas vendas e na satisfação dos clientes. Por isso, os relatórios de desempenho são muito importantes para ajudar a monitorar a produtividade e a qualidade do atendimento.
Também é uma boa métrica para engajar os funcionários e identificar pontos de melhorias para as duas partes. Vamos a um exemplo:
Período de Avaliação:
Nome do Colaborador:
Cargo:
Departamento/Setor:
Avaliador(a):
Data da Avaliação:
Competência Nota Comentários
Atendimento ao Cliente
Conhecimento de Produtos
Agilidade no Atendimento
Organização e Limpeza do Setor
Trabalho em Equipe
Proatividade e Iniciativa
Cumprimento de Metas
Pontualidade e Assiduidade
Você pode incluir ainda neste relatório o desempenho do colaborador nas rotinas e funções diárias dele. Depois, vai pontuar os pontos fortes e os pontos de melhoria.
No fim, é criar um plano de ação em que pode-se incluir métricas número de vendas por funcionário, tempo médio de atendimento e etc.
Bom, temos certeza de que com essas indicações você conseguirá fazer bons relatórios e melhorar a eficiência operacional e financeira da sua loja. Sucesso!
Até a próxima!
- Conteúdo desenvolvido pela Universidade Martins do Varejo – UMV.
